Software für die Alltagshilfe
Unsere Alltagshilfe-Software wurde speziell entwickelt, um Betreuungsdienste gemäß § 45b SGB XI (Entlastungsbetrag), § 45a SGB XI (Umwandlungsanspruch), § 39 SGB XI (Verhinderungspflege), § 37.3 SGB XI (Pflegeberatung) sowie §§ 24h und 38 SGB V (Haushaltshilfe nach ärztlicher Verordnung) effizient zu unterstützen. Sie bietet eine transparente und zuverlässige Budgetverwaltung, die für eine präzise Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen unerlässlich ist.
Individuelle Bedarfserfassung
Erfassen und dokumentieren Sie den individuellen Unterstützungsbedarf Ihrer Kunden. Die Software ermöglicht eine passgenaue Planung der Leistungen und Maßnahmen.
Ressourcenorientierte Einsatzplanung
Planen Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter flexibel und ressourcenschonend. Verfügbarkeiten und Zeitpläne können einfach verwaltet und koordiniert werden.
Effiziente Dokumentation
Halten Sie erbrachte Leistungen und Aktivitäten übersichtlich und rechtssicher fest. Die Software ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit für Kostenträger und Angehörige.
Abrechnung und Kostenkontrolle
Automatisieren Sie die Abrechnung von Leistungen (z.B. Beihilfe, Eigenanteil, Privat + MwSt.) und behalten Sie den Überblick über Kosten und Ressourcen. Unsere Software bietet eine direkte Schnittstelle zu Leistungsträgern und ermöglicht eine reibungslose Abwicklung.
Integrierte Kommunikation
Erleichtern Sie die Abstimmung zwischen Fachkräften, Angehörigen und Klientinnen und Klienten durch ein integriertes Kommunikationssystem, das den Informationsfluss beschleunigt und verbessert.
Mobile Nutzungsmöglichkeiten
Dank der mobilen Version unserer Software können Mitarbeitende unterwegs Daten erfassen, Berichte erstellen und auf wichtige Informationen zugreifen – direkt vor Ort und in Echtzeit. Erfassen Sie erbrachte Tätigkeiten und Arbeitszeiten direkt über die Kilanka App. Leistungsnachweise können digital unterzeichnet und für die Abrechnung mit den Krankenkassen verwendet werden. Dokumente wie Abtretungserklärungen können direkt vor Ort über die Kilanka App ausgefüllt und hochgeladen werden.
Einhaltung rechtlicher Vorgaben
Unsere Alltagshilfe-Software gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO.
Warum Kilanka?
Die Software wurde in enger Zusammenarbeit mit Fachkräften entwickelt, um den speziellen Anforderungen im Bereich Alltagshilfe gerecht zu werden. Automatisierte Prozesse und intuitive Bedienung sparen Zeit und Ressourcen, sodass Sie sich auf die Kernaufgaben konzentrieren können. Dank anpassbarer Funktionen und Module passt sich die Software den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation an. Mit unserer Alltagshilfe-Software optimieren Sie Ihre Abläufe, schaffen Transparenz und sorgen für eine zuverlässige und effektive Unterstützung im Alltag Ihrer Klientinnen und Klienten.
Kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr zu erfahren und eine kostenfreie Testphase zu beginnen.
Referenzen
Berichte aus der Praxis
Wir arbeiten seit November 2022 im Bereich Alltagshilfe und sind mit einer Mitarbeiterin und fünf Klienten gestartet. Anfang 2024 waren es schon rund 60 Klienten und drei Mitarbeiter. Die administrativen Herausforderungen wurden immer größer. Deshalb begaben wir uns auf die Suche nach einer Software, die uns in unseren Aufgaben unterstützt und vor allem günstig ist, weil wir damals noch nicht so viel Umsatz machten.
Vorher war alles sehr umständlich
Bis zur Einführung von Kilanka haben wir keine Software genutzt. Für jeden neuen Klienten haben wir ein Stammblatt, eine Budgetübersicht, monatliche Leistungsnachweise und einen Betreuungsvertrag mit Excel erstellt. Für die Termine mit den Klienten, nutzten wir für jeden Mitarbeiter einen Outlookkalender. Die Mitarbeiter bekamen zu Beginn jedes Arbeitstages die Klientenakten mit Stammblatt und Leistungsnachweis sowie den Ausdruck ihres Kalenders mit auf die Tour. Also alles sehr umständlich.
Von der Klientenaufnahme bis zur Abrechnung
Die Erleichterungen fangen schon bei der Aufnahme eines neuen Klienten an. Wir erstellen ihn jetzt direkt in Kilanka, anstatt unzählige Dateien in verschiedenen Programmen anzulegen. Jetzt haben wir auch jederzeit eine Übersicht über das Budget des Klienten. Vorher musste die Excel-Budgetübersicht für jeden Klienten monatlich extra geführt werden.
Die Mitarbeiter können dank der App selbstständiger arbeiten, ohne immer ins Büro kommen zu müssen. Wenn Mitarbeiter vergessen hatten, die erbrachten Leistungen im Leistungsnachweis einzutragen, ist dies meistens unbemerkt geblieben. Das kann jetzt nicht mehr unbemerkt passieren. Wenn am Ende des Monats Kliententermine ausgefallen sind, hatten wir früher immer Probleme, die Unterschrift für den Monat auf dem Leistungsnachweis einzuholen. Dank der App entfällt das komplett.
Die Abrechnungen gehen jetzt mit Kilanka so fix, damit bin ich heute in 30 Minuten durch. Vorher habe ich mehrere Tage gebraucht.
Wir bei Alltagsliebe sind als ambulanter Betreuungs- und Hauswirtschaftsdienstleister tätig und unterstützen unsere Kundinnen und Kunden direkt in ihrem häuslichen Umfeld. Über die vergangenen drei Jahre ist mit Kilanka eine enge Zusammenarbeit entstanden. Mittlerweile sind über 1.800 Kunden und knapp 200 Mitarbeitende in der Software hinterlegt.
Heute läuft bei uns vieles in einem System zusammen: von der Kundenaufnahme über die digitale Erfassung sämtlicher Termine und digitale Unterschriften bis hin zur fertigen Abrechnung und DATEV-Anbindung.
Eine Software für die Anforderungen eines Betreuungsdienstes
Bevor wir mit Kilanka gestartet sind, hatten wir bereits verschiedene Lösungen am Markt getestet. Keine hat unsere Anforderungen wirklich abgedeckt. Die bisherigen Systeme waren hauptsächlich auf Pflegedienste ausgerichtet und konnten die speziellen Anforderungen eines Betreuungsdienstes nur sehr eingeschränkt abbilden. Dadurch mussten wir häufig mit umständlichen Zwischenlösungen arbeiten.
Bei Kilanka haben wir schnell das Potenzial gesehen, vor allem, weil das Team sehr offen dafür war, die Lösung gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln. Wir haben unser Fachwissen und die Anforderungen aus dem Betreuungsalltag eingebracht, Kilanka die technische Expertise. So konnten wir viele dieser Herausforderungen lösen.
Weniger Excel, schneller im Alltag
Durch Kilanka sind bei uns einige Excel-Tabellen und damit auch einige Kopfschmerzen weggefallen. Gerade die einfache Disposition und das Anlegen von Serienterminen für Kunden über die Kilanka App erleichtern unseren Alltag enorm. Das System ist schlank, intuitiv und auf die Anforderungen eines Betreuungsdienstes zugeschnitten. Gleichzeitig bietet es eine große Funktionsvielfalt.
Kundenstimmen
Caremento Betreuungsdienst
„Kilanka hat uns mit seinem ganzheitlichen Konzept begeistert – die professionelle Begleitung, die individuell auf unsere Bedürfnisse eingeht, macht den Unterschied. Wir fühlen uns mit unserem Betreuungsdienst rundum gut aufgehoben.“
Alltagsbienchen mit Herz in Parchim
"Sehr empfehlenswerte Software für die Alltagsbegleitung.
Ich bin mit dieser Software sehr zufrieden. Das Programm ist übersichtlich, intuitiv aufgebaut und nahezu selbsterklärend, sodass man sich schnell einarbeitet.
Besonders beeindruckt hat mich der Support: schnell erreichbar, äußerst freundlich und immer lösungsorientiert. Man fühlt sich bestens betreut und weiß, dass jederzeit kompetente Unterstützung zur Verfügung steht. Eine echte Erleichterung für den Arbeitsalltag, klare Empfehlung"!
GLG Service-und Immobilienverwaltung Eberswalde GmbH
"Wir nutzen Kilanka täglich für unsere Alltagshilfe und wir sind rundum zufrieden. Die Software ist übersichtlich, intuitiv zu bedienen und erleichtert die Organisation unserer Einsätze erheblich. Besonders schätzen wir die einfache Terminplanung, die zuverlässige Verwaltung unserer Kundendaten und die wirklich einfache Abrechnung unserer Leistungen.
Auch der Support ist kompetent, freundlich und reagiert schnell auf Anfragen. Kilanka hat unsere Arbeitsabläufe deutlich effizienter gemacht und spart uns jeden Tag viel Zeit."
Alltagshelden Familienhilfe GmbH
„Alles im Blick, aus einer Hand! Uns überzeugt nicht nur die benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch das sehr gelungene Pflegemodul für die Abrechnung. Eine Betreuungsdienste Software die in der digitalen Welt angekommen ist. Leistungsnachweise können noch vor Ort per Kilanka App unterschrieben werden und ein stundenlanges Bearbeiten von Budgetlisten gehört der Vergangenheit an. Einmal das Guthaben im System hinterlegt, errechnet Kilanka nach Abrechnung das neue Guthaben. Vielen Dank an den Support für die Unterstützung in allen Bereichen."
Alltagshelfer On Tour GmbH
„Freundlich, kompetent und effizient! Funktionsreichtum und intuitive Bedienbarkeit sind bei der Software Kilanka kein Gegensatz. Die standardisierte und übersichtliche, einheitliche Benutzeroberfläche gewährleistet eine schnelle Orientierung und Bedienbarkeit. Nicht nur in der Alltagshilfe sind wir sehr dankbar, einen so guten und innovativen Partner zum Thema Digitalisierung an unserer Seite zu haben."
Horizonte SH GmbH & Co.KG
"Kilanka ist die moderne und ideale Lösung für unseren flexiblen und mobilen Einsatz an unterschiedlichsten Orten, bietet datenschutzkonformes Arbeiten und ein perfektes Zusammenspiel zwischen den Mitarbeiter*innen und der Verwaltung."
MiTZiel
„Als Betreuungsdienst haben wir von Anfang an großen Wert auf die Digitalisierung unserer Arbeitsprozesse gelegt. Nach sorgfältiger Evaluation haben wir uns für die Implementierung von Kilanka entschieden und wurden in keiner Weise enttäuscht. Kilanka bietet eine umfassende Lösung für eine Vielzahl von Aufgaben, darunter Unterschriftserfassung, Abrechnung, Auswertung, Maßnahmenverwaltung und Dokumentenerfassung. Die Integration dieser Funktionen an einem Ort ermöglicht es uns, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig geräteunabhängig zu bleiben.“