Funktionen
Arbeitszeiterfassung
Kilanka bietet viele Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Faktoren. Arbeitszeiten erfassen dort, wo sie entstehen, ob ambulant oder stationär, wir haben die passende Lösung. Zeiterfassung per App für Smartphone, Tablet und am Laptop.
- Einfache Bedienung mit App und im Browser
- Verwaltung aller Arbeitszeiten
- Lückenlose Aufzeichnungen
- Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
- Zeitkonten für Istzeit, Sollarbeitszeit
- verschiedenste Pausenregelungen und Schichten
- Auswertung in Echtzeit von An- und Abwesenheiten
Beliebter Einsatzbereich der Software: Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung, Alltagshilfe...
Dokumentation und Berichtswesen
Eine gute Dokumentation ist elementarer Teil der sozialen Arbeit. Kilanka erleichtert diesen Prozess mit einem intuitiven Editor (Gruppenbuch, Übergabebuch) und vielen Vorlagen.
- Erfassung und Auswertung von Hilfeplangesprächen (HPGs), Tages- und Wochenberichten und vielem mehr
- Revisionssichere Einträge, Änderungen historisiert
- Pro Fachbereich können unterschiedliche Schlagworte / Lebensbereiche definiert werden
- ICF Katalog
- Schneller Zugriff und Filterung durch die durchdachte Suchfunktion
- Generierung druckfertiger Unterlagen oder Berichtsvorlagen
- Verfolgung verschiedener Ziele durch einfaches Bewertungssystem
- Partizipative Dokumentation aus Klientensicht
Beliebter Einsatzbereich der Software: Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung, Schulsozialarbeit, heilpädagogische Praxis, Tagesstätte...
Fachleistungsstunden
In den ambulanten Hilfen bietet die Kilanka Software eine besondere Stärke und Alleinstellungsmerkmal. Die mobile Nutzung via App und intuitive Bedienung erfreut sich großer Beliebtheit und führt ganz klar zur Arbeitserleichterung in der Praxis. Die Quittungsbelege oder Leistungsnachweise werden einfach via Unterschriftfunktion komplettiert.
- Buchung von Betreuungszeit mit automatischen Overhead-Zuschlag
- Automatische Regelung der Pausenzeiten unter Berücksichtigung der Arbeitszeitgesetze
- Hinweise bei zeitlichen Überschneidungen
- Erfassung von Einzel- Sammelkontingenten (Wochenstunden, Monatsstunden, Poolstunden etc.)
- Leistungsnachweise für den Kostenträger ergeben sich auf Knopfdruck
- Auswertung von Ist-Zeiten zu Bewilligungen und Einteilung
- Abbildung von Vertretungsregelungen oder Tandem, Mitbetreuer, Hauptbetreuer
- Erfassung von unterschiedlichen Leistungen wie z. B. Anfahrt (indirekte Zeiten) und Face to Face
- Buchung von Fahrtkosten mit Verknüpfung zum Fahrtenbuch
- Gruppenfachleistungen für mehrere Klienten mit einem Eintrag
Beliebter Einsatzbereich der Software: Ambulante Jugendhilfe, ambulante Eingliederungshilfe, betreutes Wohnen, Schulassistenz, Familienunterstützender Dienst, Autismus, Frühförderung, ambulante Sozialpsychiatrie, Unterstützung im Alltag...
App
Kilanka läuft im Büro, auf Ihrem Laptop und mobil über die Kilanka App auf dem Smartphone oder Tablet, unabhängig vom Betriebssystem. Offline-Funktion: Unsere Kilanka App funktioniert auch offline und synchronisiert Ihre Änderungen sobald wieder Internet verfügbar ist.
- Einfacher Zugriff auf Klientendaten sowie deren Kontakte
- Verfassen Sie Verlaufsdokumentation mobil von unterwegs
- Mitarbeiteradressbuch für die schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme zu Kollegen
- Integrierter Messenger um Datenschutzkonform innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren
Beliebter Einsatzbereich der Software: Ambulante Hilfen zur Erziehung, Schulbegleitung, ambulante Behindertenhilfe, ambulant betreutes Wohnen, Integrationsassistenz, familienentlastender Dienst (FeD), Schulsozialarbeit, Entlastungsleistungen...
Budgetverwaltung
Im Rahmen der Leistungen nach §39, §45a und §45b SGB XI bedarf es eine zuverlässige Budgetverwaltung, um die Beträge der Pflegeversicherung voll auszuschöpfen.
- Stammdatenpflege der relevanten Daten speziell für die Krankenkasse / Pflegekasse
- Transparente und zuverlässige Budgetverwaltung
- Besuchsplanung mit dem Einsatzplaner inkl. Vertretungsfunktion
- Tätigkeiten und Arbeitszeiten direkt beim Adressaten mobil erfassen
- Leistungsnachweise mit der App digital unterschreiben lassen
- Abrechnung der Daten und Übergabe an die Finanzbuchhaltung
- Factoring / Abrechnungsstellen zur Vorfinanzierung möglich
Beliebter Einsatzbereich der Software: Betreuungsdienst, Alltagshilfe, Hauswirtschaft, FuD/FeD, Unterstützung im Alltag, AZUA, Alltagsbegleitung...
Ambulanter Einsatzplaner
Im ambulanten Bereich gibt es keinen festen Dienstplan nach einem vordefiniertem Schichtmodell, dennoch müssen die Einsätze übersichtlich geplant und im Vertretungsfall verschoben werden können. Der ambulante Einsatzplaner in Kilanka übernimmt diese Steuerungsebene und vereinfacht den Prozess innerhalb der Organisation.
- Planung der FLS-Termine an einem zentralen Punkt zusammengefasst
- Alle ambulanten Mitarbeiter oder Schulbegleiter und deren Einsätze auf einen Blick
- Vertretungsfälle und Mitarbeiterkapazitäten sofort ersichtlich
- Buchung der Leistung für die Abrechnung direkt aus dem Termin
- Die Arbeitszeit ergibt sich automatisch aus dem gebuchten Einsatz
- Automatische Regelung der Pausenzeiten unter Berücksichtigung der Arbeitszeitgesetze
- Stundenpläne für die Schulbegleitung hinterlegen
- Die Kilanka App ermöglicht die Buchung der Leistung mit Unterschriftfunktion
Beliebter Einsatzbereich der Software: Alltagshilfe, Schulbegleitung, ambulante Jugendhilfe, ambulante Eingliederungshilfe, Schulassistenz, Autismus, Frühförderung, Familienunterstützender Dienst...
Dienstplan
Soll- und Ist-Dienstpläne für mehrere Arbeitsbereiche erstellen, unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Faktoren, sowie Führen von Arbeitszeitkonten mit tariflichen Zuschlägen
- Planung von Schichten und Belegungen in beliebig vielen Dienstplänen
- Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen
- Planung von Anwesenheit-, Pausen- und Nachtzeiten
- Erfassung von Überstunden und Zuschlägen
- Planung von Soll- und Ist-Belegungen
- Bewertung von Krankheitstagen nach bereits geplanten Schichten
- Arbeitszeiterfassungssystem auch über die App
- Einstellung der Zuschläge laut Tarif
Beliebter Einsatzbereich der Software: : Besondere Wohnformen Eingliederungshilfe, stationäre Kinder- und Jugendhilfe...
Abrechnung
Generieren Sie automatisiert und trägergerecht Abrechnungen zu den geleisteten Hilfen, Fachleistungsstunden und anderen Leistungen.
- Automatische Erstellung von Rechnungen
- Umfangreicher Katalog an Leistungen, die automatisch abgerechnet werden können
- Spitzabrechnung (z.B. LVR, LWL)
- Rechnungen können auch manuell erzeugt werden
- Abrechnung innerhalb von Unternehmensgruppen durch Multimandantenfähigkeit
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Behindertenhilfe, Autismushilfen, Integrationshilfe, Schulsozialarbeit, heilpädagogische Praxis, Alltagshilfe...
Aufnahme und Klientenstammdaten
Die Kilanka Software stellt Ihnen alle wichtigen Daten stets sinnvoll organisiert zur Verfügung und schafft schon bei der Aufnahme den nötigen Überblick.
- Zentrale Klientenverwaltung mit allen Stammdaten inklusive Archiv
- Verwaltung von Maßnahmen und Bewilligungen
- Einteilung der zuständigen Mitarbeiter
- Aufnahmeanfragen, Wartelisten, Belegung sichern
- Die Stammdaten sind auch aus unserer App heraus einsehbar
Beliebter Einsatzbereich der Software: Jugendhilfe, besondere Wohnformen Eingliederungshilfe, Integrationshilfe, ambulante Autismushilfe, Sozialpsychiatrie, Schulsozialarbeit...
Klienten-, Gruppen- und Mitarbeiterkassen
Manuelles führen von Konten wie Taschengelder, Handgeld oder Gruppenbudgets etc. gehören damit der Vergangenheit an. Die Berechnung, wer welchen Anspruch hat, erfolgt automatisch auf Grundlage der Abrechnung mit dem Kostenträger. Tagesgenaue Budgetierung für die Klienten und Gruppen.
- Verwaltung von Klienten-, Gruppen- und Mitarbeiterkassen
- Zentrale, konfigurierbare Kassenbücher für z. B. Taschengeld oder Bekleidungsgeld
- Automatisierte Buchungen zwischen verschiedenen Konten über Kassenregeln und Kassenläufe
- Automatische Zubuchung bestimmter Beträge wie z. B. monatliches Taschengeld
- Revisionssichere Kontobewegungen mit Mitarbeiter, Datum, Betrag und Zweck
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, besondere Wohnformen Eingliederungshilfe, ambulante Autismushilfe, ambulante Sozialpsychiatrie...
Personalakte
Führen datenschutzkonformer Mitarbeiterdaten mit der digitalen Personalakte direkt in Kilanka. Verwaltung von Arbeitszeit- und Urlaubskonten sowie einfache Dateiablage. Natürlich geschützt durch die Berechtigungsverwaltung und nur einsehbar durch befugte Personen.
- Führen der Stundenkonten
- Verwaltung von Arbeitszeit- und Urlaubskonten
- Einstellung der Zuschläge laut Tarif
- Bewerberpool im Blick
- Geschützter Bereich durch die Berechtigungsverwaltung
- Archivierung DSGVO-konform
Beliebter Einsatzbereich der Software: Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulbegleitung...
Urlaubsplaner / Abwesenheitsverwaltung
Urlaubs-, Fortbildungs- und Abwesenheitsverwaltung durch ein papierloses Antragsmanagement. Freigabe-Workflows und Leserechte können individuell festgelegt werden.
- Planung von Urlauben und anderen Abwesenheiten
- Mitarbeiteranfragen können genehmigt und abgelehnt werden
- Mehrstufiges Genehmigungsverfahren
- Datenschutzkonform: Mit eingeschränkten Berechtigungen werden Abwesenheitskategorien wie Krankmeldung nicht angezeigt
- Kein Ruckeln oder Hakeln, auch in der Darstellung von hunderten von Mitarbeitern blitzschnell
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Behindertenhilfe, Inklusionsassistenz, Familienentlastender Dienst...
Kalender
Der Kalender synchronisiert alle Mitarbeiter ganz ohne zusätzlichen Aufwand und integriert sich nahtlos in Outlook, iOS und Android.
- Zentraler Kalender mit allen relevanten Terminen von Einrichtung bzw. Träger, Klienten und Mitarbeitern
- Unterstützung von Wiederholungsterminen
- Termine mit Klientenbezug werden direkt in die Verlaufsdokumentation übernommen
- Automatische Synchronisation mit dem Mobilgerät und Outlook
- Termine können direkt zur Abrechnung herangezogen werden
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, besondere Wohnformen Eingliederungshilfe, Schulbegleitung...
Auswertungen / Controlling
Erstellen Sie sich Ihre eigenen Auswertung gemäß Ihrer Fragestellungen.
- Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
- Interaktive Listen und Diagramme. Blenden Sie z. B. irrelevante Daten einfach aus
- Zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten für anschauliche Geschäftsberichte
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulassistenz, Betreuungsdienste...
Fahrtenbuch
Für die ambulante Hilfe verfügt die Kilanka Software über ein Fahrtenbuch. Die Aufzeichnung von Fahrten erfolgt per App und wahlweise auch GPS und lässt sich mit der Abrechnung von Fachleistungsstunden verbinden.
- Aufzeichnung von Fahrten per Kilanka App und GPS
- Abrechnung von Kilometergeld für Privatwagennutzung
- Abrechnung von An- und Abfahrten gegenüber dem Kostenträger
Beliebter Einsatzbereich der Software: Ambulant betreutes Wohnen, ambulante Kinder- und Jugendhilfe, ambulante Autismushilfe, Haushaltshilfe, ambulante Sozialpsychiatrie...
Wohnraumverwaltung
Verwaltung von eigenem oder angemietetem Wohnraum für die Klienten in der Kilanka Wohnraumverwaltung. Verwalten Sie Häuser, Wohnungen, Zimmer oder Betten übersichtlich und steuern Sie deren Belegung. Abrechnung von Miet- und Nebenkosten sowie Erfassung von Zählerständen, Schadensmeldungen und Mietverträgen mit Bewohnern ist über die Funktion der Wohnraumverwaltung möglich.
- Platzzahlen und Belegungen stehen immer aktuell zu Verfügung
- Verknüpfung mit der Abrechnung
- Finden Sie freie Wohnungen in der praktischen Kartenansicht
Beliebter Einsatzbereich der Software: Betreutes Wohnen (BeWo), Verselbständigung oder betreutes Jugendwohnen für Jugendliche und junge Erwachsene in der Jugendhilfe, ambulante Sozialpsychiatrie...
Dokumentenmanagement
Zentraler Speicherort klientenrelevanter Dokumente wie z. B. Kostenzusagen, Zeugnisse oder auch Entwicklungsberichte. Kilanka unterstützt die Erstellung einer E-Akte, die revisionssicher ist. Alte Versionen von Dateien können jederzeit wiederhergestellt werden. Durch die App-Integration auch immer einfach einsehbar von unterwegs.
- Erstellen Sie Freigaben für Ihre Mitarbeiter und stellen so konsistente Vorlagen unternehmensweit zu Verfügung
- Über ein einfaches Berechtigungssystem können Sie Dateien auch nur für Teilbereiche, oder auch einzelne Mitarbeiter Ihrer sozialen Einrichtung freigeben
- Dokumente lassen sich auch über unsere App einfach mobil einsehen und hochladen
- Jede Änderung an den Dokumenten wird protokolliert und es können jederzeit vorherige Versionen von Dokumenten wiederhergestellt werden
- Revisionssichere Archivierung
- Libre Office Integation
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Behindertenhilfe, Autismushilfen, Hauswirtschaft, Frühförderung, Integrationshilfe, heilpädagogische Praxis, Tagesstätte...
Adressbuch
Zentrale Adressverwaltung für Behörden, Ärzte, Firmen, Familien, Mitarbeiter und Personen
- Kein aufwändiges Suchen und Notieren mehr für Ihre Mitarbeiter
- Integration der beruflichen Kontaktdaten der Mitarbeiter in das Adressbuch
- Einfacher Zugriff auf die Kontakte aus unserer App heraus
Beliebter Einsatzbereich der Software: Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Integrationshilfe, Schulsozialarbeit...
Messenger / Chat App
Über den in Kilanka integrierten Messenger können Sie modern und einfach einrichtungsintern kommunizieren.
- Der in Kilanka integrierte Messenger erlaubt einfache DSGVO-konforme Kommunikation
- Erstellen Sie Gruppen oder private eins zu eins Chats in gewohnter Form
- Aus dem Web-Frontend, aber auch aus unserer Chat App heraus nutzbar
- Die Chat App / Messenger ist sogar auch für Klienten einsetzbar
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Behindertenhilfe, Inklusionsassistenz, Familienentlastender Dienst, Alltagshilfe...
Videokonferenzen
Mit Kilanka starten Sie per Mausklick datenschutzkonforme Online-Konferenzen für Ihr Team oder mit Behörden.
- Öffnen Sie Konferenzräume und laden Sie weitere Teilnehmer einfach per Link ein
- Die Teilnahme erfolgt per Browser und ist somit unkompliziert ohne weitere Vorbereitung möglich
Beliebter Einsatzbereich der Software: Kinder- und Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Schulassistenz...
Testumgebung
Testen Sie neue Funktionen in Kilanka ohne den Echtbetrieb zu beeinflussen.
- Im Testsystem finden Sie eine Kopie Ihrer Daten aus Ihrer Kilanka Hauptumgebung
- Neue Funktionen können komfortabel getestet werden
- Updates gefährden somit nicht den reibungslosen Echtbetrieb
- Mitarbeiter können Kilanka problemlos ausprobieren