Software für die Eingliederungshilfe

Zu Kilanka sind wir nicht, wie sonst üblich, über Marketing oder den Vertrieb gekommen. Es waren eigene Mitarbeitende, die die Software aus früheren Stellen kennen und auf Leitungsebene weiterempfohlen haben. Damit war früh eine konkrete Lösung im Raum, die bereits aus der Praxis heraus bekannt war.

Wie wir Kilanka in unserem Unternehmen eingeführt haben

Im weiteren Verlauf haben wir uns intensiver mit Kilanka beschäftigt und geprüft, wie gut sich unsere Anforderungen damit abbilden lassen. Besonders überzeugt hat dabei die intuitive Bedienung der Webanwendung im Alltag unserer Pädagog/innen. Dies war der ausschlaggebende Punkt, uns für Kilanka zu entscheiden.

Die einfache Dokumentation, die klare Struktur der Benutzeroberfläche sowie die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen differenziert und gleichzeitig übersichtlich abzubilden, war hier vor allem relevant.

Auch die Übernahme der bestehenden Daten aus unserem Vorgängerprogramm, einer Eigenentwicklung, wurde durch Kilanka durchgeführt und schrittweise ins neue System überführt. Dies geschah sogar ohne zusätzliche Kosten für unser Unternehmen.

Die Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement bei Kilanka war unkompliziert und freundlich. Fragen konnten direkt im Prozess geklärt werden, Anpassungen wurden aufgenommen.

Heute setzen wir Kilanka in der stationären und ambulanten Eingliederungshilfe ein.

Unsere Struktur

Wer bei uns ein neues System einführen will, muss verstehen, wie wir organisiert sind: Rund 70 Einrichtungen, ca. 800 Mitarbeiter, aufgeteilt auf 12 Verbünde bzw. Regionen. Jeder Verbund arbeitete bis zur Umstellung mit einer eigenen Datenbank aus der früheren Eigenentwicklung, teilweise mit mehreren. 

Eine gleichzeitige Umstellung wäre in dieser Struktur nicht steuerbar gewesen, daher sind wir bewusst klein gestartet: Eine ausgewählte Gruppe von rund 50 Mitarbeitenden und 30 Klienten wurde zuerst übernommen. Dabei wurden bestehende Daten schrittweise aus den vorherigen Systemen in Kilanka überführt.

Wir sind im Bereich der Eingliederungs- und Integrationshilfe tätig und beschäftigen rund 417 Mitarbeitende, die aktuell etwa 496 Klientinnen und Klienten unterstützen. Was sich in den letzten Jahren verändert hat, lässt sich kurz zusammenfassen: Wir arbeiten nicht mehr in Insellösungen.

Unsere Arbeit vor der Einführung von Kilanka

Rechnungsstellung über Lexware, alles andere in Excel. Kunden- und Mitarbeiterdaten, Einsatz- und Fahrzeugplanung, Ausfälle, Verfügbarkeiten und vieles mehr liefen über Tabellen, die mehrere Personen gleichzeitig bearbeitet haben. Das Ergebnis waren oft widersprüchliche Einträge, veraltete Daten, komplexe Formatierungen, die selbst kleine Änderungen aufwändig gemacht haben.

Besonders deutlich wurde das z.B. bei kurzfristigen Krankmeldungen: Wer hat Zeit? Wer kennt den Klienten? Wer ist in der Nähe? Die Antworten lagen in verschiedenen Dateien. Wenn man sie zusammengesucht hatte, musste man die Änderung in mehreren Listen nachtragen. Unter Zeitdruck war das fehleranfällig und regelmäßig zu langsam.

Wir haben es zunächst mit einer Cloud-Struktur versucht, aber das Grundproblem blieb…

Die Entscheidung

Uns war klar, dass die Einsatzplanung einfacher werden muss und wir wollten keine weitere Einzellösung, sondern ein System, das Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und Abrechnung zusammenbringt. Kilanka war der einzige Anbieter, der bereit war, die ambulante Einsatzplanung gemeinsam mit uns zu entwickeln.

Intern gab es zunächst Bedenken bezüglich der Kosten, der Frage, ob bewährte Prozesse ersetzt werden sollten, vereinzelt auch Sorgen um Arbeitsplätze. Was am meisten geholfen hat, war die Praxis: Sobald Mitarbeitende den Unterschied selbst erlebt haben, haben sich die meisten Bedenken erledigt.

Ich erinnere mich auch noch gut daran, wie wir Einsatznachweise aus Briefumschlägen sortiert und manuell in Excel übertragen haben. Irgendwann war klar: Das muss anders werden.

Wir, der ASB Baden-Württemberg e. V., Region Heilbronn-Franken, arbeiten in der Jugend- und Eingliederungshilfe und betreuen rund 540 Klientinnen und Klienten. Insgesamt sind bei uns etwa 530 Mitarbeitende beschäftigt. Kilanka setzen wir heute in der Kinder-, Jugend-, Behinderten- und Familienhilfe ein.

Warum wir überhaupt nach einer neuen Lösung gesucht haben

Vor Kilanka haben wir mit einer anderen Software gearbeitet. Das System war eher auf Pflege ausgerichtet und passte deshalb nur bedingt zu unseren ambulanten Leistungen in der Eingliederungshilfe. Am deutlichsten haben wir das bei der Abrechnung gemerkt. Unsere Mitarbeitenden konnten ihre Arbeitszeiten nicht direkt selbst buchen. Die Zeiten wurden zunächst auf Handzetteln festgehalten und mussten später manuell übertragen werden. Das war aufwändig und hat Zeit gekostet. Eine Abrechnung konnte dadurch bis zu 15 Tage dauern.

Auch beim Support lief es für uns nicht immer so, wie wir es gebraucht hätten. Rückmeldungen dauerten teilweise lange und der gesamte Ablauf war eher umständlich.

Für uns waren drei Dinge besonders wichtig: ein gut erreichbarer Support, eine webbasierte Anwendung, mit der wir nicht an einzelne Arbeitsplätze gebunden sind und die Möglichkeit, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst buchen können.

Natürlich gab es intern auch erst einmal Vorbehalte. Ein neues System bedeutet immer Veränderung. Dazu kam die Sorge, wie viel Aufwand die Einrichtung und Datenpflege am Anfang machen würden.

Wir haben deshalb versucht, den Einstieg so klar und übersichtlich wie möglich zu organisieren. Aufgaben wurden verteilt, Abläufe vorher besprochen und die beteiligten Abteilungen frühzeitig eingebunden. Besonders wichtig war dabei die Abstimmung mit der Buchhaltung.