Praxisbericht: 4 Jahre Kilanka bei Invema

In der Bestrebung unsere Kunden und ihre Bedürfnisse gut zu verstehen, befragen wir regelmäßig Bestandskunden nach ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. An dieser Stelle möchten wir einen solchen Praxisbericht exemplarisch auch mit Ihnen teilen und bedanken uns für die Kooperation und das entgegengebrachte Vertrauen des Invema e.V.

Ein Gastbeitrag von Tim Neumann, 
Controlling | IT & Digitalisierung bei Invema e.V.

Wir sind im Bereich der Eingliederungs- und Integrationshilfe tätig und beschäftigen rund 417 Mitarbeitende, die aktuell etwa 496 Klientinnen und Klienten unterstützen. Was sich in den letzten Jahren verändert hat, lässt sich kurz zusammenfassen: Wir arbeiten nicht mehr in Insellösungen.

Unsere Arbeit vor der Einführung von Kilanka

Rechnungsstellung über Lexware, alles andere in Excel. Kunden- und Mitarbeiterdaten, Einsatz- und Fahrzeugplanung, Ausfälle, Verfügbarkeiten und vieles mehr liefen über Tabellen, die mehrere Personen gleichzeitig bearbeitet haben. Das Ergebnis waren oft widersprüchliche Einträge, veraltete Daten, komplexe Formatierungen, die selbst kleine Änderungen aufwändig gemacht haben.

Besonders deutlich wurde das z.B. bei kurzfristigen Krankmeldungen: Wer hat Zeit? Wer kennt den Klienten? Wer ist in der Nähe? Die Antworten lagen in verschiedenen Dateien. Wenn man sie zusammengesucht hatte, musste man die Änderung in mehreren Listen nachtragen. Unter Zeitdruck war das fehleranfällig und regelmäßig zu langsam.

Wir haben es zunächst mit einer Cloud-Struktur versucht, aber das Grundproblem blieb…

Die Entscheidung

Uns war klar, dass die Einsatzplanung einfacher werden muss und wir wollten keine weitere Einzellösung, sondern ein System, das Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und Abrechnung zusammenbringt. Kilanka war der einzige Anbieter, der bereit war, die ambulante Einsatzplanung gemeinsam mit uns zu entwickeln.

Intern gab es zunächst Bedenken bezüglich der Kosten, der Frage, ob bewährte Prozesse ersetzt werden sollten, vereinzelt auch Sorgen um Arbeitsplätze. Was am meisten geholfen hat, war die Praxis: Sobald Mitarbeitende den Unterschied selbst erlebt haben, haben sich die meisten Bedenken erledigt.

Ich erinnere mich auch noch gut daran, wie wir Einsatznachweise aus Briefumschlägen sortiert und manuell in Excel übertragen haben. Irgendwann war klar: Das muss anders werden.

Behutsame Einführung

Wir haben schrittweise eingeführt, beginnend in den Bereichen mit dem größten Bedarf. Datenmigration, Schulungen parallel zum Testbetrieb, dann Echtbetrieb mit enger Begleitung und nach dem Motto "Learning by doing”. Die Umstellung unserer internen Arbeitsweise war zunächst herausfordernd, hat sich aber mittlerweile bewährt. Zu Beginn, das war schon Ende 2022, fehlten einzelne Funktionen noch oder befanden sich in Entwicklung. Das erforderte Geduld, wurde aber nach und nach umgesetzt. Das wirklich gut gepflegte Online-Handbuch und der Support haben uns auch geholfen. 

Heute

Fast alle unserer Bereiche laufen heute, also in 2026, über Kilanka. Datenverwaltung, Dokumentation, Leistungserfassung, Abrechnung, Dienstwagenplanung und vieles mehr.  Informationen werden einmal erfasst und stehen allen relevanten Bereichen zur Verfügung. Planung, Dokumentation und Abrechnung greifen direkt ineinander. Aktuell stellen wir zudem einen Teil unserer Kommunikation auf die Kilanka Chat-App um. Prozesse, die früher aus mehreren einzelnen Schritten bestanden haben, laufen heute in einem zusammenhängenden Ablauf. Informationen müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen abgeglichen oder mehrfach eingetragen werden.

Der größte Effekt kam über den ambulanten Einsatzplaner. Was früher zu den ungeliebtesten Aufgaben gehörte, macht heute teilweise sogar Spaß.

Den Moment, in dem wir gemerkt haben, dass es sich gelohnt hat, kann ich aber auch genau benennen: als alltägliche Prozesse plötzlich einfach nebenbei liefen. Dinge, die früher viel Abstimmung und Nacharbeit gebraucht haben, funktionieren heute einfach.

Und ganz konkret?

Zahlen im klassischen Sinne, wie gesparte Stunden oder Effizienzsteigerungen in Prozent, können wir nicht nennen. Aber: Unser Rechnungsprogramm und ein eigenes Auswertungstool wurden ersetzt, die Abrechnung läuft deutlich kürzer und ohne manuelle Papiernachweise. Und wir haben heute Auswertungsmöglichkeiten, die vorher nicht existierten, etwa Soll-Ist-Vergleiche und Umsatzprognosen.

Für uns war am Ende entscheidend, dass wir nicht nur einzelne Prozesse verbessert haben, sondern unsere Arbeitsweise insgesamt konsistenter geworden ist.