Software für die Jugendhilfe
Die Kilanka Jugendhilfe Software bietet eine umfassende, SGB VIII-konforme Lösung für alle Hilfen zur Erziehung. Kilanka optimiert Ihre Dokumentationen und Prozesse und schafft eine zentrale Plattform für die gesamte Organisation Ihrer Einrichtung – ob ambulant oder stationär.
Effiziente Dokumentation und nahtlose Kommunikation
Unsere Software erleichtert die umfassende Dokumentation und fördert eine nahtlose Kommunikation zwischen allen Beteiligten, wie Betreuern, Pädagogen und Leitungspersonal. Mit der Kilanka App haben Sie jederzeit mobil Zugriff auf alle wichtigen Daten, sodass Teams auch unterwegs reibungslos arbeiten können.
Optimale Personalplanung und Ressourcenverwaltung
Die Personalplanung und Verwaltung der Arbeitszeitkontingente sind oft komplexe Aufgaben in der Jugendhilfe. Kilanka bietet Ihnen intuitive Funktionen zur effizienten Planung und Verwaltung von Ressourcen. Unsere Software ermöglicht eine strukturierte Einsatzplanung des Personals, sodass Sie Stundenkontingente sowie Urlaubs- und Schichtpläne einfach verwalten und an die individuellen Bedürfnisse der Einrichtung anpassen können.
Abrechnungsfunktionen für nahtlose Prozesse
Kilanka bietet eine integrierte Abrechnungsfunktion, die den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Abrechnungen für interne und externe Zwecke lassen sich mit wenigen Klicks erstellen – so bleibt mehr Zeit für die Betreuung.
Zentrale Datenverwaltung und Anpassungsfähigkeit
Kilanka bietet eine zentrale, sichere Datenbank, die alle sensiblen Klienten- und Betreuungsdaten zuverlässig speichert. Die Jugendhilfe Software passt sich flexibel an individuelle Bedürfnisse und regionale Anforderungen an.
Der Klient steht im Mittelpunkt
Die Software unterstützt Sie dabei, jeden Betreuungsprozess klientenorientiert zu gestalten. So bleibt die Akte jedes Klienten konsistent und übersichtlich und kann flexibel angepasst werden.
Unterstützung von der Einführung bis zum laufenden Betrieb
Von der Einführung bis hin zum laufenden Betrieb – wir begleiten Sie bei jedem Schritt. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Einführung der Software, sodass Ihre Einrichtung die Software reibungslos in die tägliche Arbeit integrieren kann.
Warum Kilanka?
Konform mit SGB VIII und DSGVO, für zuverlässige und rechtskonforme Prozesse, automatisierte Workflows und zentrale Datenplattform reduzieren Verwaltungsaufwand, anpassbar an die Anforderungen ambulanter und stationärer Einrichtungen, übersichtlich und flexibel, mit konsistenten Klientenakten und mobiler Nutzung, intuitive Verwaltung von Ressourcen und Arbeitszeiten.
Mit Kilanka investieren Sie in eine zukunftsorientierte Softwarelösung, die Verwaltungsprozesse vereinfacht und die Qualität Ihrer Betreuung stärkt.
Kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr zu erfahren und eine kostenfreie Testphase zu beginnen.
Referenzen
Berichte aus der Praxis
Wir sind die STABIL GmbH, ein mittelständischer Träger der ambulanten und stationären Jugendhilfe mit mehreren Standorten und einem engagierten Team. Insgesamt würde ich sagen, dass sich mein Arbeitsaufwand durch Kilanka um rund 25 Prozent reduziert hat. Besonders der Dienstplan ist für mich eine große Erleichterung.
Warum wir nach einer neuen Software gesucht haben
Vor Kilanka haben wir mit einer anderen Jugendhilfe-Software aus der Branche gearbeitet. Im Alltag hatten wir damit immer wieder Probleme. Dokumentationen waren teilweise nicht mehr auffindbar, der Server war häufig überlastet und die Oberfläche war für uns weder besonders übersichtlich noch einfach zu bedienen.
Auch beim Support kamen wir häufig nicht weiter. Unsere Anfragen wurden aus unserer Sicht teilweise nicht vollständig gelesen oder unsere Probleme nicht richtig erfasst. Dadurch wurde die Lösungsfindung unnötig schwierig.
Deshalb haben wir uns nach einer Alternative umgesehen und neben Kilanka noch zwei ähnliche Systeme geprüft. Eines davon war unserer bisherigen Lösung sehr ähnlich, beim anderen fehlten Funktionen, die für unsere Arbeit wichtig sind.
Bei Kilanka hat uns vor allem der übersichtliche Aufbau überzeugt. Für uns waren außerdem der Dienstplan im stationären Bereich sowie die Verwaltung unserer Wohnungen und Fahrzeuge wichtig.
So lief die Umstellung
Bei der Einführung haben wir die Personalverwaltung einen Monat lang parallel in beiden Systemen geführt. So konnten wir Kilanka in Ruhe einrichten, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
In dieser Zeit haben wir auch die Mitarbeitenden geschult. Eine Kollegin ist mit den einzelnen Teams anhand praktischer Beispiele durch das System gegangen. Pro Team hat das ungefähr zwei Stunden gedauert. Danach konnten die Mitarbeitenden zum Monatsanfang direkt mit Kilanka starten.
Die größte Herausforderung war für uns zunächst die Zeiterfassung in Verbindung mit den Leistungen der Kinder. Hier mussten wir erst herausfinden, welcher Ablauf am besten zu unserer Arbeitsweise passt.
Anfang 2026 führte die FaRO GmbH Kilanka ein. Der Duisburger Träger ist seit 2004 in der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe tätig. Von insgesamt 50 Mitarbeitenden arbeiten 40 im ambulanten Team.
Zwei Anläufe ohne passende Lösung
Bevor wir Kilanka eingeführt haben, arbeiteten wir rund 20 Jahre mit einer eigens für uns entwickelten Software. Als dieses System ersetzt werden musste, ließen wir erneut ein eigenes Programm entwickeln. Das funktionierte jedoch nicht. Das Entwicklungsteam kam aus einer anderen Branche und verstand unsere Abläufe in der ambulanten Jugendhilfe nicht ausreichend.
Danach wechselten wir zu einer bekannten Branchenlösung. Doch auch dieses System konnte unsere Prozesse nicht sauber abbilden. Abläufe wurden komplizierter, die Bedienung blieb umständlich und bei Fragen waren Supportmitarbeitende schwer erreichbar. Besonders viel Zeit kosteten uns die Abrechnung und die Personalsteuerung.
Direkter Kontakt vor dem Start
Bei der Entscheidung für Kilanka waren mir die Einführungsgespräche, die transparente Aufklärung vor dem Start mit dem Projektmanagement und der direkte Kontakt zum Vertriebsteam besonders wichtig.
Herr Steen und Herr Lücke blieben in den Gesprächen ruhig und vermittelten uns jederzeit:
"Wir können das."
Nach zwei Programmwechseln war die Schwelle für unser ambulantes Team verständlicherweise hoch. Die Einführungsrunde und die einfache Bedienung haben viele Bedenken jedoch direkt ausgeräumt.
Die Neues Wohnen im Kiez GmbH hat Kilanka im laufenden Betrieb eingeführt. Der folgende Bericht fasst die Erfahrungen aus der Einführung und dem Arbeitsalltag zusammen.
Ausgangssituation: Verteilte Ablagen, eingeschränkte Nutzbarkeit
Viele Träger der Jugendhilfe kennen das Problem: Dokumentationen, Hilfepläne und abrechnungsrelevante Unterlagen liegen an unterschiedlichen Orten, während das zentrale System nur von der Verwaltung genutzt wird.
So war es auch bei der Neues Wohnen im Kiez GmbH. Das eingesetzte System wurde ausschließlich im Verwaltungsbereich genutzt. Hilfepläne, Dokumentationen und Kostenübernahmen waren an verschiedenen Orten und Systemen digital abgelegt. Für die Fachkräfte in der ambulanten, teilstationären und stationären Arbeit war eine durchgängige Nutzbarkeit damit nicht gewährleistet.
Gesucht wurde eine Lösung, die Verwaltung, Dokumentation, einschließlich therapeutischer Inhalte, und Abrechnung in einem System vereint, dabei einfach zu bedienen ist und die Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrungsfristen zuverlässig abbildet.
Entscheidung und Einführung: Vollständiges System statt Teillösungen
Im Auswahlprozess wurden verschiedene Lösungen geprüft. Ausschlaggebend für Kilanka war, dass die Software alle benötigten Bereiche vollständig abbildet und ohne zusätzliche Anpassungen produktiv eingesetzt werden kann.
Kundenstimmen
IPSO GmbH
„Mit Kilanka haben wir ein System gefunden, das unsere Erfassungs- und Abrechnungsprozesse in der ambulanten und stationären Jugendhilfe effizient und flexibel unterstützt. Besonders überzeugt uns die Möglichkeit, die vielfältigen und individuellen Abrechnungsbedingungen passgenau abzubilden. Die schnelle Einarbeitung, die optimierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Pädagogik sowie die prozessorientierten internen Abläufe erleichtern unseren Arbeitsalltag. Eine zuverlässige Begleitung bietet uns dabei der professionelle, freundliche und zeitnahe Support von Kilanka."
Jugendhilfe Creglingen e. V.
„Wir haben lange Jahre eine andere Jugendhilfe-Software genutzt und waren auf der Suche nach einer guten Alternative. Seit 2023 nutzen wir nun KILANKA und die Mitarbeitenden einschließlich der Kolleginnen der Verwaltung sind froh, dass wir umgestiegen sind. Die Menüführung ist einfach und intuitiv. Die Einführung und die Einarbeitung der Kollegen war ein Kinderspiel. Wir können alle unsere Hilfen von der stationären Unterbringung über ambulante Hilfe und Schulbegleitungen abbilden. Vielen Dank an das Hamburger Team für diese tolle Software-Lösung!“
Albert-Schweitzer-Familienwerk Rheinland-Pfalz / Saarland e.V.
"Wir waren lange auf der Suche nach einer intuitiv bedienbaren Software, die möglichst viele Bereiche unserer Arbeit abbildet. Mit Kilanka wurden wir fündig: logischer und sehr intuitiver Aufbau, gute Handhabung auch für IT-Ungeübte, alle Bereiche unserer Arbeit darstellbar, Plattformunabhängigkeit durch Web-Interface und dann noch ein absolut faires sowie transparentes Preismodell! Die Entscheidung war schnell und einfach zu treffen: Kilanka ist unsere Wahl!"
Stützrad gGmbH
„Auf der Suche nach einer Alternative zu unserer alten Jugendhilfe Software sind wir zum Glück auf Kilanka gestoßen. Ein junges sympathisches Team aus Hamburg, dass unsere Anliegen ernst nimmt und nach sinnvollen Lösungen und Umsetzungen sucht, wenn sie machbar sind. Die Jugendhilfe Software bietet vieles, das wir im Alltag nutzen können und die intuitive Benutzeroberfläche, ebenso die integrierten Möglichkeiten erleichtern uns die Arbeit in den verschiedensten Fachbereichen sehr."
Autismus Zentrum Magdeburg gGmbH
„Lange waren wir auf der Suche nach einer vollumfassenden Software-Lösung, welche die Idee des papierlosen Büros in der Kinder- und Jugendhilfe / Eingliederungshilfe Wirklichkeit werden lässt. Mit Kilanka haben wir eine anpassbare, zuverlässige und volldigitale Arbeitsumgebung, Made in Germany, schaffen können. Was uns besonders gut gefällt: der ultra schnelle Support und der Weiterentwicklungsgedanke zwischen Nutzern und Entwicklern.“
KJHZ gGmbH
„Aufgrund unseres vielfältigen Angebots im Bereich der Jugendhilfe haben wir nach einem Softwareanbieter gesucht, der sowohl Lösungen für den ambulanten als auch den stationären Bereich der Jugendhilfe anbietet. Die Einführung von Kilanka verlief unkompliziert und reibungslos. Die Jugendhilfe Software ist logisch aufgebaut, stabil und sehr einfach zu bedienen. Und der Preis stimmt auch noch. Vielen Dank, dass es euch gibt.“
Cluster die Sozialagentur e. K.
„Wir arbeiten nun seit 2020 mit Kilanka und sind immer wieder aufs Neue begeistert von der einfachen Bedienbarkeit und dem ansprechenden Design der Software. Mit der Kilanka Software ist es uns möglich, unsere vielfältigen Angebote im Kinder- und Jugendhilfebereich und auch unsere Projekte aus dem Kulturbereich zu organisieren und von der Aufnahme bis zur Endabrechnung digital zu verwalten und zu bearbeiten. Dies erleichtert unsere internen Prozesse erheblich und schafft Transparenz. Es macht einfach Spaß mit der Software zu arbeiten.“
NORDWIND gGmbH
„Unsere Verwaltung, ich als Geschäftsführer wie auch das gesamte Team unseres Trägers sind absolute Kilanka-Fans. Eure Updates und Neuerungen treffen stets den Nagel auf den Kopf und beinhalten für uns hervorragende Lösungen, welches uns ermöglicht unsere Arbeit deutlich effizienter zu gestalten. Für uns als Jugendhilfe Einrichtung ist die Software von Kilanka ein klares USP in allen Bereichen, welche für ein Unternehmen wichtig sind.“
WieGe GmbH
„Wir benutzen die Kilanka Software im Bereich ambulante Jugendhilfe und in der Schulbegleitung. Das System läuft schnell, stabil, und erleichtert die Arbeit sowohl für Mitarbeiter im ambulanten Bereich als auch im Bereich Verwaltung. Eine gute Software Lösung für unseren Arbeitsbereich.“
Flexible Jugendhilfe e.V.
„Mit der Kilanka Jugendhilfe Software stellen wir unseren Fachkräften eine moderne Plattform zur Dokumentation und Buchung der Leistungen zur Verfügung. So wird nicht nur die Arbeit schneller erledigt, es wird gleichzeitig eine höhere Transparenz im Gesamtverein erzeugt. Wir als Vorstände haben zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort Zugriff auf die relevanten Indikatoren zur Steuerung unserer Einrichtungen.“
AgilEvent GmbH
„Hat (fast) alles was wir brauchen, und was nicht passt wird passend gemacht. Ehrlich, schnell und unkompliziert!"
PSJ Annaberg GmbH
"Kilanka ist innerhalb der Jugendhilfe die innovativste Software, aus diesem Grund wünscht man sich auch immer mehr Funktionen. Das ist Jugendhilfe 4.0!"
Elisabethheim Havetoft e.V.
„Seit Anfang 2024 nutzen wir Kilanka und führen es Schrittweise in der Einrichtung ein. Sicher braucht es Zeit um sich alle Funktionen von Kilanka zu erschließen. Wenn es mal hakt, steht der Support schnell zur Verfügung. Aus allen Bereichen (stationäre und ambulante Hilfe) gibt es bisher aber deutlich überwiegend positives Feedback. Besonders gefällt allen die intuitive Bedienung.“
JuLi Jugendhilfe in Lichtenberg gGmbH
"Wir waren auf der Suche nach einer guten Software, die hält was sie verspricht.
Seit Anfang 2024 nutzen wir nun Kilanka. Unsere internen Abläufe sind jetzt deutlich effizienter, alle Kolleg:innen sind froh, dass wir den Schritt mit Kilanka gegangen sind. Das Support-Team ist unkompliziert erreichbar und es findet sich immer sehr schnell eine Lösung. Dank der guten fachlichen Expertise im Team Kilanka, verlief der Softwarewechsel reibungslos.
Wir sind rundum zufrieden und können Kilanka uneingeschränkt empfehlen."