Software für die Integrationshilfe

Die “Familienräume“ bieten sozial- und heilpädagogische Hilfen für Kinder, Jugendliche und Familien an. Der Träger beschäftigt nach eigenen Angaben rund 400 Mitarbeitende und betreut etwa 550 Klientinnen und Klienten. Kilanka wird unter anderem in der Verwaltung, der Schulbegleitung und den Hilfen zur Erziehung eingesetzt.

Ausgangslage

Vor der Einführung von Kilanka arbeitete Familienräume mit einer anderen Jugendhilfe-Software und ergänzenden Excel-Tabellen für die Stundenkonten. Besonders Stundennachweise, die Kontrolle von Arbeitszeitkonten und die Übersicht über relevante Daten verursachten zusätzlichen Aufwand. Änderungen am vorher genutzten System machten zudem teilweise kostenintensive Schulungen erforderlich.

Was sich mit Kilanka verändert hat

Mit Kilanka führt Familienräume Arbeitszeitdaten, Stammdaten und Auswertungen in einer zentralen Anwendung zusammen. Die vorherige Fachsoftware und die ergänzenden Excel-Stundenkonten konnten dadurch ersetzt werden.

Besonders wichtig sind für den Träger die übersichtliche Darstellung der Stundenkonten sowie die Filter- und Auswertungsmöglichkeiten.

Wir, der ASB Baden-Württemberg e. V., Region Heilbronn-Franken, arbeiten in der Jugend- und Eingliederungshilfe und betreuen rund 540 Klientinnen und Klienten. Insgesamt sind bei uns etwa 530 Mitarbeitende beschäftigt. Kilanka setzen wir heute in der Kinder-, Jugend-, Behinderten- und Familienhilfe ein.

Warum wir überhaupt nach einer neuen Lösung gesucht haben

Vor Kilanka haben wir mit einer anderen Software gearbeitet. Das System war eher auf Pflege ausgerichtet und passte deshalb nur bedingt zu unseren ambulanten Leistungen in der Eingliederungshilfe. Am deutlichsten haben wir das bei der Abrechnung gemerkt. Unsere Mitarbeitenden konnten ihre Arbeitszeiten nicht direkt selbst buchen. Die Zeiten wurden zunächst auf Handzetteln festgehalten und mussten später manuell übertragen werden. Das war aufwändig und hat Zeit gekostet. Eine Abrechnung konnte dadurch bis zu 15 Tage dauern.

Auch beim Support lief es für uns nicht immer so, wie wir es gebraucht hätten. Rückmeldungen dauerten teilweise lange und der gesamte Ablauf war eher umständlich.

Für uns waren drei Dinge besonders wichtig: ein gut erreichbarer Support, eine webbasierte Anwendung, mit der wir nicht an einzelne Arbeitsplätze gebunden sind und die Möglichkeit, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst buchen können.

Natürlich gab es intern auch erst einmal Vorbehalte. Ein neues System bedeutet immer Veränderung. Dazu kam die Sorge, wie viel Aufwand die Einrichtung und Datenpflege am Anfang machen würden.

Wir haben deshalb versucht, den Einstieg so klar und übersichtlich wie möglich zu organisieren. Aufgaben wurden verteilt, Abläufe vorher besprochen und die beteiligten Abteilungen frühzeitig eingebunden. Besonders wichtig war dabei die Abstimmung mit der Buchhaltung.

Wir sind im Bereich der Eingliederungs- und Integrationshilfe tätig und beschäftigen rund 417 Mitarbeitende, die aktuell etwa 496 Klientinnen und Klienten unterstützen. Was sich in den letzten Jahren verändert hat, lässt sich kurz zusammenfassen: Wir arbeiten nicht mehr in Insellösungen.

Unsere Arbeit vor der Einführung von Kilanka

Rechnungsstellung über Lexware, alles andere in Excel. Kunden- und Mitarbeiterdaten, Einsatz- und Fahrzeugplanung, Ausfälle, Verfügbarkeiten und vieles mehr liefen über Tabellen, die mehrere Personen gleichzeitig bearbeitet haben. Das Ergebnis waren oft widersprüchliche Einträge, veraltete Daten, komplexe Formatierungen, die selbst kleine Änderungen aufwändig gemacht haben.

Besonders deutlich wurde das z.B. bei kurzfristigen Krankmeldungen: Wer hat Zeit? Wer kennt den Klienten? Wer ist in der Nähe? Die Antworten lagen in verschiedenen Dateien. Wenn man sie zusammengesucht hatte, musste man die Änderung in mehreren Listen nachtragen. Unter Zeitdruck war das fehleranfällig und regelmäßig zu langsam.

Wir haben es zunächst mit einer Cloud-Struktur versucht, aber das Grundproblem blieb…

Die Entscheidung

Uns war klar, dass die Einsatzplanung einfacher werden muss und wir wollten keine weitere Einzellösung, sondern ein System, das Planung, Zeiterfassung, Dokumentation und Abrechnung zusammenbringt. Kilanka war der einzige Anbieter, der bereit war, die ambulante Einsatzplanung gemeinsam mit uns zu entwickeln.

Intern gab es zunächst Bedenken bezüglich der Kosten, der Frage, ob bewährte Prozesse ersetzt werden sollten, vereinzelt auch Sorgen um Arbeitsplätze. Was am meisten geholfen hat, war die Praxis: Sobald Mitarbeitende den Unterschied selbst erlebt haben, haben sich die meisten Bedenken erledigt.

Ich erinnere mich auch noch gut daran, wie wir Einsatznachweise aus Briefumschlägen sortiert und manuell in Excel übertragen haben. Irgendwann war klar: Das muss anders werden.