Um unsere Kunden und ihre Anforderungen besser zu verstehen, befragen wir sie regelmäßig zu ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. Einige dieser Erfahrungen stellen wir hier exemplarisch vor. Dieser Bericht stammt vom ASB Heilbronn.

Abrechnung von bis zu 15 Tagen auf ein bis zwei Tage verkürzt: Kilanka beim ASB Heilbronn

Wir, der ASB Baden-Württemberg e. V., Region Heilbronn-Franken, arbeiten in der Jugend- und Eingliederungshilfe und betreuen rund 540 Klientinnen und Klienten. Insgesamt sind bei uns etwa 530 Mitarbeitende beschäftigt. Kilanka setzen wir heute in der Kinder-, Jugend-, Behinderten- und Familienhilfe ein.

Warum wir überhaupt nach einer neuen Lösung gesucht haben

Vor Kilanka haben wir mit einer anderen Software gearbeitet. Das System war eher auf Pflege ausgerichtet und passte deshalb nur bedingt zu unseren ambulanten Leistungen in der Eingliederungshilfe. Am deutlichsten haben wir das bei der Abrechnung gemerkt. Unsere Mitarbeitenden konnten ihre Arbeitszeiten nicht direkt selbst buchen. Die Zeiten wurden zunächst auf Handzetteln festgehalten und mussten später manuell übertragen werden. Das war aufwändig und hat Zeit gekostet. Eine Abrechnung konnte dadurch bis zu 15 Tage dauern.

Auch beim Support lief es für uns nicht immer so, wie wir es gebraucht hätten. Rückmeldungen dauerten teilweise lange und der gesamte Ablauf war eher umständlich.

Für uns waren drei Dinge besonders wichtig: ein gut erreichbarer Support, eine webbasierte Anwendung, mit der wir nicht an einzelne Arbeitsplätze gebunden sind und die Möglichkeit, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst buchen können.

Natürlich gab es intern auch erst einmal Vorbehalte. Ein neues System bedeutet immer Veränderung. Dazu kam die Sorge, wie viel Aufwand die Einrichtung und Datenpflege am Anfang machen würden.

Wir haben deshalb versucht, den Einstieg so klar und übersichtlich wie möglich zu organisieren. Aufgaben wurden verteilt, Abläufe vorher besprochen und die beteiligten Abteilungen frühzeitig eingebunden. Besonders wichtig war dabei die Abstimmung mit der Buchhaltung.

Einführung und Veränderungen

Die Einführung wurde durch Schulungen und Einweisungen von Kilanka begleitet. Gleichzeitig haben wir uns intern regelmäßig abgestimmt und offene Fragen im Team besprochen. Nach ungefähr acht Wochen konnten wir produktiv mit Kilanka arbeiten. Natürlich war die Umstellung mit Arbeit verbunden, aber der interne Aufwand hielt sich insgesamt in Grenzen.

Heute können unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten direkt über die Kilanka App buchen. Sie sehen dort ihr Arbeitszeitkonto und können Dokumentationen auch unterwegs erledigen, eine wirklich große Erleichterung.

Für uns in der Betriebskoordination ist außerdem das Auswertungstool wichtig. Wir kommen deutlich schneller an aussagekräftige Zahlen. Weil die Abrechnung direkt auf die Arbeitszeiterfassung zugreift, fallen viele manuelle Zwischenschritte weg.

Insgesamt konnten wir drei zuvor genutzte Programme durch Kilanka ersetzen.

Am klarsten lässt sich die Veränderung an der Abrechnung festmachen: Vor Kilanka dauerte unsere Abrechnung bis zu 15 Tage. Heute benötigen wir dafür nur noch ein bis zwei Tage. Insgesamt sparen wir nach unserer Einschätzung rund 50 Prozent der Zeit ein.

Außerdem haben wir heute direkten Zugriff auf den tagesaktuellen Umsatz und die aktuellen Arbeitszeitkonten. Durch die Planung können wir außerdem berechnen, wie sich die Konten voraussichtlich entwickeln werden. Das macht unsere Arbeit übersichtlicher und gibt uns schneller eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.

Rückblickend hat sich der Wechsel für uns deshalb sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich gelohnt.

Anja Lehm
Betriebskoordination
Schwerpunkt wirtschaftliche Prozesse + Administration von Kilanka
ASB Baden-Württemberg e. V., Region Heilbronn-Franken