Praxisbericht: Abrechnung von 5 Tagen auf 30 Minuten verkürzt

Um unsere Kunden und ihre Anforderungen besser zu verstehen, befragen wir sie regelmäßig zu ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. Einige dieser Erfahrungen stellen wir hier exemplarisch vor. Dieser Bericht stammt von Nadine Gorges von der FaRO GmbH, Personalleitung und Prokuristin.

Anfang 2026 führte die FaRO GmbH Kilanka ein. Der Duisburger Träger ist seit 2004 in der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe tätig. Von insgesamt 50 Mitarbeitenden arbeiten 40 im ambulanten Team.

 

Zwei Anläufe ohne passende Lösung

Bevor wir Kilanka eingeführt haben, arbeiteten wir rund 20 Jahre mit einer eigens für uns entwickelten Software. Als dieses System ersetzt werden musste, ließen wir erneut ein eigenes Programm entwickeln. Das funktionierte jedoch nicht. Das Entwicklungsteam kam aus einer anderen Branche und verstand unsere Abläufe in der ambulanten Jugendhilfe nicht ausreichend.

Danach wechselten wir zu einer bekannten Branchenlösung. Doch auch dieses System konnte unsere Prozesse nicht sauber abbilden. Abläufe wurden komplizierter, die Bedienung blieb umständlich und bei Fragen waren Supportmitarbeitende schwer erreichbar. Besonders viel Zeit kosteten uns die Abrechnung und die Personalsteuerung.

Direkter Kontakt vor dem Start

Bei der Entscheidung für Kilanka waren mir die Einführungsgespräche, die transparente Aufklärung vor dem Start mit dem Projektmanagement und der direkte Kontakt zum Vertriebsteam besonders wichtig.

Herr Steen und Herr Lücke blieben in den Gesprächen ruhig und vermittelten uns jederzeit:

"Wir können das."

Nach zwei Programmwechseln war die Schwelle für unser ambulantes Team verständlicherweise hoch. Die Einführungsrunde und die einfache Bedienung haben viele Bedenken jedoch direkt ausgeräumt.

Umstellung innerhalb eines Monats

Die Einführung bestand aus mehreren Veranstaltungen zu einzelnen Themenbereichen. Etwa einen Monat nach der Freischaltung arbeiteten wir produktiv mit Kilanka.

Im Nachhinein war der interne Aufwand überschaubar. Wir hatten vor der Umsetzung deutlich mehr Aufregung, als tatsächlich notwendig gewesen wäre.

Offen waren zunächst einige Fragen zur Übergabe und Verarbeitung der Rechnungen im Steuerbüro. Das Kilanka-Team hat diese kurzfristig geklärt. Weitere größere Hürden gab es nicht.

Minutenaktuelle Zahlen statt Excel-Tabellen

Vor Kilanka hatten wir keine aktuellen Ist-Zahlen unseres Unternehmens. Dafür hätten wir jede geleistete Stunde einzeln in Excel-Tabellen übertragen müssen.

Heute erfassen unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten über die App und bearbeiten dort ihre Wochenplanung. In der Verwaltung sehen wir, wann Mitarbeitende bei den betreuten Familien waren. Die erbrachten Leistungen werden direkt unterschrieben und bleiben nachvollziehbar.

Heute geht vieles auf Knopfdruck und ist minutenaktuell. Dadurch können wir Kapazitäten besser einschätzen und Einsätze gezielter planen. Dass sich der Wechsel gelohnt hat, wurde mir beim ersten Klick auf die Ist-Auswertung klar.

Abrechnung in 30 Minuten statt fünf Tagen

Für die Abrechnung benötigten wir früher bis zu fünf Tage. Mit Kilanka ist der Ablauf heute in rund 30 Minuten abgeschlossen.

Auch in den übrigen Verwaltungsbereichen sind unsere Abläufe deutlich besser geworden. Wir benötigen weniger Excel-Tabellen und haben endlich einen Überblick über die Prozesse. Gleichzeitig können wir Eintragungen lückenlos zurückverfolgen.

„Einfach machen“

Den größten Vorteil sehe ich in der Entzerrung komplizierter Verwaltungsprozesse und der lückenlosen Nachvollziehbarkeit der Eintragungen. Besonders geeignet ist Kilanka aus meiner Sicht für Träger der ambulanten Familienhilfe. Ein paar Kleinigkeiten, die verbessert werden könnten, findet man natürlich immer, aber für unseren laufenden Betrieb sind sie nicht relevant.

Mein Rat an Einrichtungen, die über einen Wechsel nachdenken, ist "Einfach machen".