Mehr als 1.000 Rechnungen in weniger als zwei Tagen

Um unsere Kunden und ihre Anforderungen besser zu verstehen, befragen wir sie regelmäßig zu ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. Einige dieser Erfahrungen stellen wir hier exemplarisch vor.

Dieser Bericht stammt von Julian Krupka, geschäftsführender Gesellschafter, Deutsche Alltagshilfe

Wer wir sind

Wir beschäftigen über 60 Mitarbeitende und sind in der Kinder- und Jugendhilfe, der Hauswirtschaft und der Pflegeberatung tätig. Unser Einsatzgebiet reicht vom mittleren und nördlichen Ruhrgebiet über ländliche Regionen bis nach Duisburg.

Von der Abrechnung über die Budgetverwaltung und Zeiterfassung bis hin zu Urlaubsplanung, Krankmeldungen und Klientenverwaltung deckt Kilanka alles ab, was wir im Alltag brauchen.

Warum wir gewechselt haben

Unsere vorherige Software konnte keine Budgets verwalten. Für uns war das ein zentrales Problem und letztlich der Hauptgrund, warum wir uns nach einer Alternative umgesehen haben.

Wir haben Kilanka vor rund zwei Jahren an einem Messestand kennengelernt, und die Chemie hat vom ersten Gespräch an gestimmt. Kilanka war damals noch etwas kleiner als heute, aber genau das persönliche Miteinander hat uns überzeugt. Den Ausschlag gaben am Ende drei Dinge: der Support mit kurzen Wegen und schneller Erreichbarkeit, die persönliche Ebene und der große Funktionsumfang.

Was sich bei der Abrechnung verbessert hat

Am deutlichsten merken wir es beim monatlichen Rechnungslauf. Heute erstellen und versenden wir mindestens 1.000 Rechnungen in weniger als zwei Tagen, und das, obwohl wir sehr gewissenhaft arbeiten und jede Rechnung sorgfältig prüfen. Mit anderen Softwarelösungen hätten wir dafür nach unserer Einschätzung etwa die dreifache Zeit gebraucht.

Wie die Einführung lief

Eine echte Herausforderung war, dass wir mit einem relativ großen Team zum Jahreswechsel umgestiegen sind. Das erforderte eine gründliche Einarbeitung, die Einpflegung aller Daten sowie das Anlegen von Maßnahmen und Verrechnungssätzen. Der Support stand uns dabei jederzeit zur Seite.

Nach der einmaligen Einrichtung ist Kilanka sehr übersichtlich und gut verständlich. Wenn wir ein Anliegen haben, reagiert das Team schnell und flexibel und hat immer ein offenes Ohr für uns. Wir freuen uns auf viele weitere gemeinsame Jahre.