Praxisbericht: Abrechnung in 30 Minuten statt in mehreren Tagen

Um unsere Kunden und ihre Anforderungen besser zu verstehen, befragen wir sie regelmäßig zu ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. Einige dieser Erfahrungen stellen wir hier exemplarisch vor. Dieser Bericht stammt von Doreen Süßenbach von der GLG Service- und Immobilienverwaltung Eberswalde GmbH, Bereichsleitung Servicedienstleistungen.

Vorher war alles sehr umständlich

Wir arbeiten seit November 2022 im Bereich Alltagshilfe und sind mit einer Mitarbeiterin und fünf Klienten gestartet. Anfang 2024 waren es schon rund 60 Klienten und drei Mitarbeiter. Die administrativen Herausforderungen wurden immer größer. Deshalb begaben wir uns auf die Suche nach einer Software, die uns in unseren Aufgaben unterstützt und vor allem günstig ist, weil wir damals noch nicht so viel Umsatz machten.

Bis zur Einführung von Kilanka haben wir keine Software genutzt. Für jeden neuen Klienten haben wir ein Stammblatt, eine Budgetübersicht, monatliche Leistungsnachweise und einen Betreuungsvertrag mit Excel erstellt. Für die Termine mit den Klienten, nutzten wir für jeden Mitarbeiter einen Outlookkalender. Die Mitarbeiter bekamen zu Beginn jedes Arbeitstages die Klientenakten mit Stammblatt und Leistungsnachweis sowie den Ausdruck ihres Kalenders mit auf die Tour. Also alles sehr umständlich.

Von der Klientenaufnahme bis zur Abrechnung

Die Erleichterungen fangen schon bei der Aufnahme eines neuen Klienten an. Wir erstellen ihn jetzt direkt in Kilanka, anstatt unzählige Dateien in verschiedenen Programmen anzulegen. Jetzt haben wir auch jederzeit eine Übersicht über das Budget des Klienten. Vorher musste die Excel-Budgetübersicht für jeden Klienten monatlich extra geführt werden.

Die Mitarbeiter können dank der App selbstständiger arbeiten, ohne immer ins Büro kommen zu müssen. Wenn Mitarbeiter vergessen hatten, die erbrachten Leistungen im Leistungsnachweis einzutragen, ist dies meistens unbemerkt geblieben. Das kann jetzt nicht mehr unbemerkt passieren. Wenn am Ende des Monats Kliententermine ausgefallen sind, hatten wir früher immer Probleme, die Unterschrift für den Monat auf dem Leistungsnachweis einzuholen. Dank der App entfällt das komplett.

Die Abrechnungen gehen jetzt mit Kilanka so fix, damit bin ich heute in 30 Minuten durch. Vorher habe ich mehrere Tage gebraucht.

Einfach mal durchprobiert

Den ersten Kontakt zur Firma hatte ich mit André Steen (Vertrieb) und war von Beginn an begeistert. Am 18. April 2024 bekam ich meinen Testzugang und Zugang zum Handbuch. Ich habe mich in meiner wenigen freien Zeit im Büro einfach mal durchprobiert und empfand Kilanka als absolut nicht kompliziert.

Am 2. Mai 2024 ging es auch schon in die Testphase mit unserem eigenen Zugang. Ich habe alles eingerichtet und die Klienten angelegt. Als die Mitarbeiterhandys da waren, ging es richtig los.

Einige Mitarbeiter waren recht unsicher und hätten gern ihr Papier behalten. Aber eine kurze Einführung in die mobile App reichte den meisten aus. Ab Juni 2024 wurde dann schon komplett über Kilanka gearbeitet und wir konnten die erste Abrechnung darüber machen. Und das in nur 20 Minuten.

Verglichen mit der Flut an Verwaltungsaufgaben, die ich vor Kilanka hatte, war der Aufwand, das System vorzustellen und die Mitarbeiter zu schulen, nicht der Rede wert.

Eine kurze Nachfrage genügte

Der Support ist top! Immer schnell zu erreichen und die Hilfe kommt sofort. Ich habe während der Einrichtung des Öfteren den Support benötigt und auch jetzt noch, aber meist nur, wenn ich Wünsche habe. Diese wurden immer super fix umgesetzt.

Anfang 2026 hatten wir ein Problem mit der AOK. Dieser lag bereits eine Abtretungserklärung jedes Klienten vor. Nun wollte sie aber zu jeder Abrechnung eine neue. Für uns hätte dies bedeutet, dass wir jeden Monat wieder ein Papier von jedem Klienten hätten unterschreiben lassen müssen. Eine kurze Nachfrage genügte und am selben Tag war unser Leistungsnachweis so angepasst, dass dort jetzt auch die Abtretungserklärung digital mit unterschrieben wird. 

Für meine Zwecke hat Kilanka alle Funktionen, die ich benötige, und sie arbeiten stetig an Verbesserungen und neuen Funktionen.

Durch die Umstellung hat sich für uns  alles verändert und wir haben durch Kilanka eine enorme Entlastung, vor allem auch zeitlich.