Praxisbericht: 2500 Rechnungen auf Knopfdruck

Um unsere Kunden und ihre Anforderungen besser zu verstehen, befragen wir sie regelmäßig zu ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. Einige dieser Erfahrungen stellen wir hier exemplarisch vor.

Dieser Bericht stammt von Frederic und Sergio Vitez, Gründer der Alltagsliebe.

Wer wir sind

Wir bei Alltagsliebe sind als ambulanter Betreuungs- und Hauswirtschaftsdienstleister tätig und unterstützen unsere Kundinnen und Kunden direkt in ihrem häuslichen Umfeld. Über die vergangenen drei Jahre ist mit Kilanka eine enge Zusammenarbeit entstanden. Mittlerweile sind über 1.800 Kunden und knapp 200 Mitarbeitende in der Software hinterlegt.

Heute läuft bei uns vieles in einem System zusammen: von der Kundenaufnahme über die digitale Erfassung sämtlicher Termine und digitale Unterschriften bis hin zur fertigen Abrechnung und DATEV-Anbindung. 

Eine Software für die Anforderungen eines Betreuungsdienstes

Bevor wir mit Kilanka gestartet sind, hatten wir bereits verschiedene Lösungen am Markt getestet. Keine hat unsere Anforderungen wirklich abgedeckt. Die bisherigen Systeme waren hauptsächlich auf Pflegedienste ausgerichtet und konnten die speziellen Anforderungen eines Betreuungsdienstes nur sehr eingeschränkt abbilden. Dadurch mussten wir häufig mit umständlichen Zwischenlösungen arbeiten.

Bei Kilanka haben wir schnell das Potenzial gesehen, vor allem, weil das Team sehr offen dafür war, die Lösung gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln. Wir haben unser Fachwissen und die Anforderungen aus dem Betreuungsalltag eingebracht, Kilanka die technische Expertise. So konnten wir viele dieser Herausforderungen lösen. 

Weniger Excel, schneller im Alltag

Durch Kilanka sind bei uns einige Excel-Tabellen und damit auch einige Kopfschmerzen weggefallen. Gerade die einfache Disposition und das Anlegen von Serienterminen für Kunden über die Kilanka App erleichtern unseren Alltag enorm. Das System ist schlank, intuitiv und auf die Anforderungen eines Betreuungsdienstes zugeschnitten. Gleichzeitig bietet es eine große Funktionsvielfalt. 

Auch die Einführung ist schnell und unkompliziert. Im Vergleich zu anderen Lösungen ist kein stundenlanges Onboarding notwendig. Man kann praktisch direkt loslegen, was auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erleichtert.

Die digitale Erfassung der Termine, digitale Unterschriften, die Abrechnung und die DATEV-Anbindung bilden einen durchgängigen Prozess von der Kundenaufnahme bis zur fertigen Abrechnung. Wir erstellen aktuell über 2.500 Rechnungen pro Monat und hatten bislang keinerlei Probleme mit den Anforderungen unserer Kostenträger. 

Persönlicher Kontakt und kurze Wege bei Fragen und Ideen

Wir schätzen den persönlichen Kontakt zu Kilanka. Man kennt die Menschen hinter dem System und hat nie das Gefühl, nur eine Nummer zu sein. Wir bekommen den Support, den wir benötigen, und können unsere Fragen und Ideen offen besprechen.

Die Betreuung durch das Projektmanagement erleben wir als sehr direkt und unkompliziert. Wenn Themen oder neue Ideen aufkommen, sind wir kurzfristig im Austausch, besprechen gemeinsam die Möglichkeiten und bekommen schnell eine Rückmeldung zur Umsetzbarkeit. Wenn ein Thema doch einmal umfangreicher ist, wird es in einem persönlichen Telefonat geklärt. Auch das digitale und KI gestützte Handbuch ist ein absoluter Gamechanger.

Gemeinsam gewachsen

Da wir mit Kilanka direkt bei null gestartet sind, waren wir als Geschäftsführer zunächst die ersten Nutzer und Administratoren im System. Seitdem sind wir gemeinsam stark gewachsen. In den vergangenen Jahren sind stetig neue Funktionen und Verbesserungen hinzugekommen. Heute ist uns wichtig, dass Kilanka die Lösung weiterentwickelt, beispielsweise mit den neuen KI-gestützten Applets, die wir selbst aufbauen können. Dadurch können wir das System und unsere Dashboards immer stärker an unsere individuellen Anforderungen anpassen.