E-Rechnungspflicht 2025 - Was soziale Einrichtungen wissen und anpassen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Einführung der E-Rechnung in Deutschland für Unternehmen und gemeinnützige Organisationen verbindlich. Soziale Einrichtungen wie Kinder- und Jugendhilfe, Integrationshilfe und Alltagshilfe müssen ihre Prozesse rechtzeitig anpassen, um von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Wie funktioniert die E-Rechnung, und was bedeutet das für Sie?

Die E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format. Im Gegensatz zu PDFs oder gescannten Dokumenten sind E-Rechnungen maschinenlesbar und ermöglichen eine automatische Verarbeitung, die Eingabefehler und manuelle Bearbeitung minimiert. Die Umsetzung erfordert sichere Übermittlungswege wie E-Mail oder spezialisierte Plattformen, um die Anforderungen zu erfüllen. Die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD bieten in Deutschland eine einheitliche Struktur, die für eine einfache und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung sorgt.

Die Vorteile der E-Rechnung für soziale Einrichtungen

Mit der Umstellung auf E-Rechnungen können soziale Einrichtungen zahlreiche Vorteile nutzen:

• Zeitersparnis: Der Übergang zur automatisierten Verarbeitung reduziert die manuelle Bearbeitungszeit und beschleunigt die Arbeitsabläufe.
• Kosteneinsparungen: Digitale Rechnungen eliminieren die Notwendigkeit von Papier und Porto, was langfristig auch IT-Kosten senken kann.
• Gesetzliche Compliance: Die Verwendung standardisierter E-Rechnungen hilft sozialen Einrichtungen, gesetzliche Vorgaben sicher zu erfüllen und Risiken zu minimieren.

Herausforderungen für die soziale Arbeit

Gerade Einrichtungen mit dezentralen Strukturen – wie Eingliederungshilfe, Alltagshilfe und Kinder- und Jugendhilfe – stehen vor besonderen Herausforderungen: Die Umstellung auf elektronische Prozesse sowie die Schulung des Personals sind entscheidend, um die neue Rechnungsabwicklung effizient zu gestalten. 

Dezentrale Einrichtungen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme mit zentralen IT-Strukturen kompatibel sind. Die Systeme sollten Datenverschlüsselung und Datenschutzstandards erfüllen, da sensible Informationen oft verarbeitet werden. Die digitale Rechnungsstellung verlangt klare Abstimmungsprozesse zwischen Verwaltung, Buchhaltung und externen Dienstleistern, um den reibungslosen Datenaustausch und konsistente Arbeitsabläufe zu sichern.

Da viele Mitarbeitende bisher papierbasiert arbeiteten, sind gezielte Schulungen erforderlich, die den sicheren Umgang mit E-Rechnungen und die Fehlerminimierung im neuen Prozess vermitteln. Viele Einrichtungen müssen ihre Teams bei der Umstellung unterstützen, um Widerstände abzubauen und Akzeptanz für digitale Prozesse zu schaffen.

So gelingt die Umsetzung: Praktische Schritte zur Einführung

1. Systemanpassung und Prüfung: Überprüfen Sie die Fähigkeit Ihrer aktuellen Rechnungslegungssysteme zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen im XML-Format und identifizieren Sie gegebenenfalls technische Lücken.
2. Mitarbeiterschulungen: Schulen Sie Ihre Teams in den Bereichen Buchhaltung, Finanzverwaltung und Abrechnung für die Erstellung und sichere Übermittlung der neuen Rechnungsarten.
3. Automatisierte Rechnungsstellung und Überwachung: Eine spezialisierte Software wie Kilanka unterstützt soziale Einrichtungen bei der Digitalisierung der Rechnungsstellung. Die Automatisierung umfasst Übermittlung, Überwachung und Erinnerung bei Zahlungsverzug, was die Effizienz erheblich steigert.
4. Compliance und Transparenz sicherstellen: Die gesetzliche Archivierung von E-Rechnungen erfordert unveränderliche Speicherung. Software wie Kilanka unterstützt soziale Einrichtungen bei der Einhaltung dieser Vorschriften und bietet durch zentralisierte Datenbanken eine transparente Nachvollziehbarkeit aller Änderungen.

Die Einführung der E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung im sozialen Bereich. Soziale Einrichtungen können durch rechtzeitige Vorbereitung und spezialisierte Software-Lösungen wie Kilanka langfristig von dieser Umstellung profitieren und ihre Verwaltungsstrukturen nachhaltiger gestalten.