Aufgaben
Mit Aufgaben verteilen und verfolgen Sie konkrete To-dos innerhalb von Kilanka. Beim Erstellen legen Sie fest, was zu erledigen ist, wer dafür zuständig ist und bis wann die Aufgabe erledigt werden soll. Zusätzlich können Sie weitere Mitarbeitende beteiligen und die Aufgabe einem Klienten, Mitarbeiter, Fahrzeug oder einer Wohnung zuordnen.
Die zuständige Person findet die Aufgabe anschließend automatisch unter Meine Aufgaben. Aufgaben, die heute fällig oder bereits überfällig sind, erscheinen zusätzlich auf dem Dashboard. So haben Mitarbeitende ihre eigenen offenen Aufgaben im Blick, während berechtigte Leitungskräfte die Aufgaben der Einrichtung zentral einsehen können.
Aufgaben zuordnen
Aufgaben können direkt mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft werden. Muss beispielsweise für einen Klienten eine Kostenzusage eingeholt werden, legen Sie die Aufgabe beim entsprechenden Klienten an. Eine anstehende Wartung kann direkt dem betreffenden Fahrzeug zugeordnet werden.
Die Aufgabe erscheint damit sowohl bei der zuständigen Person als auch im jeweiligen Bereich. Von der Aufgabe aus können Mitarbeitende direkt zum zugehörigen Klienten, Mitarbeiter, Fahrzeug oder zur Wohnung wechseln.
Bearbeitung gemeinsam nachvollziehen
Während der Bearbeitung können Mitarbeitende den Status ändern, Kommentare ergänzen und Dateien anhängen. Änderungen werden im Verlauf der Aufgabe festgehalten.
Neben der zuständigen Person können weitere Mitarbeitende als Beteiligte hinzugefügt werden. Sie sehen die Aufgabe ebenfalls in ihrem persönlichen Bereich und können sie bearbeiten.
Mit Fälligkeiten, Status, Schlagwörtern und Filtern lassen sich offene Aufgaben auch bei größeren Teams strukturiert verwalten.
Manuell oder automatisch über Workflows
Aufgaben können einzeln von Mitarbeitenden angelegt oder automatisch durch Workflows erstellt werden. Ein Workflow kann beispielsweise beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters automatisch eine Aufgabe für die Vorbereitung des Arbeitsvertrags erzeugen und diese der zuständigen Person zuweisen.