Workflows
Mit Workflows bilden Sie wiederkehrende Abläufe in Kilanka ab, um diese zu automatisieren.
Ein Workflow kann beispielsweise automatisch starten, sobald ein neuer Mitarbeiter angelegt wird: Kilanka erstellt dann eine Aufgabe für die Vorbereitung des Arbeitsvertrags. Nach einer festgelegten Wartezeit kann automatisch eine weitere Aufgabe folgen, um den Rücklauf zu prüfen. Liegt der unterschriebene Vertrag vor, fordert Kilanka den Upload in den vorgesehenen Ordner an. Fehlt die Unterschrift noch, kann stattdessen eine Erinnerung als nächster Schritt folgen.
Auslöser und Aktionen kombinieren
Workflows beginnen mit einem definierten Auslöser. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen eines Mitarbeiters oder Klienten sowie bevorstehende Ablaufdaten von Maßnahmen oder Dokumenten.
Anschließend legen Sie fest, was passieren soll. Kilanka kann Aufgaben erstellen, Benachrichtigungen versenden, einen Dateiupload anfordern oder nach einer definierten Zeit automatisch mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Abläufe mit Entscheidungen verzweigen
Nicht jeder Prozess läuft immer gleich ab. Mit Auswahlmöglichkeiten können Sie deshalb unterschiedliche weitere Schritte festlegen. Die Auswahl innerhalb einer Aufgabe entscheidet, welchen Weg der Workflow anschließend nimmt.
So lassen sich auch Abläufe abbilden, bei denen zunächst eine Rückmeldung oder Prüfung erforderlich ist. Der Workflow wartet an dieser Stelle auf die Entscheidung und führt anschließend nur die dafür vorgesehenen Schritte aus.
Manuell oder automatisch
Neben ereignisbasierten Workflows können Sie Abläufe auch manuell starten. Das eignet sich für Prozesse, die keinem festen Ereignis folgen, aber trotzdem immer nach einem definierten Schema ablaufen sollen.
Ein Beispiel ist die Vereinbarung eines Beratungsgesprächs: Der Workflow erstellt zunächst eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme. Kommt kein Termin zustande, kann nach einigen Tagen automatisch eine neue Aufgabe für einen weiteren Kontaktversuch entstehen.