Praxisbericht: Wir führen Kilanka im Unternehmen ein

Über die letzten Monate haben wir Kilanka im Unternehmen DIE BRÜCKE SH eingeführt. Da eine solche Umstellung in größeren Unternehmen mit schon länger gewachsenen Strukturen in der Regel mit einigen Herausforderungen verbunden ist, haben wir uns entschieden, an dieser Stelle einen Erfahrungsbericht der Brücke zu veröffentlichen, der einen solchen Fall exemplarisch zeigt.

An dieser Stelle noch einmal herzlichen Dank an die Brücke, für die offene Kommunikation mit uns.

Wie wir Kilanka in unserem Unternehmen eingeführt haben

von Falk Borgmann, Brücke Schleswig-Holstein gGmbH
Pädagoge und IT-Administrator

Zu Kilanka sind wir nicht, wie sonst üblich, über Marketing oder den Vertrieb gekommen. Es waren eigene Mitarbeitende, die die Software aus früheren Stellen kennen und auf Leitungsebene weiterempfohlen haben. Damit war früh eine konkrete Lösung im Raum, die bereits aus der Praxis heraus bekannt war.

Im weiteren Verlauf haben wir uns intensiver mit Kilanka beschäftigt und geprüft, wie gut sich unsere Anforderungen damit abbilden lassen. Besonders überzeugt hat dabei die intuitive Bedienung der Webanwendung im Alltag unserer Pädagog/innen. Dies war der ausschlaggebende Punkt, uns für Kilanka zu entscheiden.

Die einfache Dokumentation, die klare Struktur der Benutzeroberfläche sowie die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen differenziert und gleichzeitig übersichtlich abzubilden, war hier vor allem relevant.

Auch die Übernahme der bestehenden Daten aus unserem Vorgängerprogramm, einer Eigenentwicklung, wurde durch Kilanka durchgeführt und schrittweise ins neue System überführt. Dies geschah sogar ohne zusätzliche Kosten für unser Unternehmen.

Die Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement bei Kilanka war unkompliziert und freundlich. Fragen konnten direkt im Prozess geklärt werden, Anpassungen wurden aufgenommen.

Heute setzen wir Kilanka in der stationären und ambulanten Eingliederungshilfe ein.

Unsere Struktur

Wer bei uns ein neues System einführen will, muss verstehen, wie wir organisiert sind: Rund 70 Einrichtungen, ca. 450 Mitarbeiter, aufgeteilt auf 12 Verbünde bzw. Regionen. Jeder Verbund arbeitete bis zur Umstellung mit einer eigenen Datenbank aus der früheren Eigenentwicklung, teilweise mit mehreren. 

Eine gleichzeitige Umstellung wäre in dieser Struktur nicht steuerbar gewesen, daher sind wir bewusst klein gestartet: Eine ausgewählte Gruppe von rund 50 Mitarbeitenden und 30 Klienten wurde zuerst übernommen. Dabei wurden bestehende Daten schrittweise aus den vorherigen Systemen in Kilanka überführt.

Danach folgte eine Testphase von drei bis fünf Wochen.

In dieser Zeit wurde im realen Arbeitskontext gearbeitet: dokumentiert, geplant, Rückfragen geklärt. Fragen und Probleme konnten dabei direkt im Prozess geklärt werden. Erst wenn ein Verbund in den Echtbetrieb gegangen ist, wurde die nächste Datenbank übernommen.

So entstand ein klarer Ablauf: Migration, Testphase, Echtbetrieb... und erst dann der nächste Verbund!

Schulung entlang der Organisation

Die Schulung haben wir nicht zentral organisiert, sondern entlang bestehender Strukturen.

Ausgewählte Mitarbeitende wurden in einer eintägigen Schulung von Kilanka vorbereitet und haben die Einführung in ihren jeweiligen Standorten übernommen. Fragen konnten so dort geklärt werden, wo sie entstanden sind.

Parallel dazu gab es regelmäßige Abstimmungen zwischen unserer internen Arbeitsgruppe und der Kilanka-Projektleitung, um offene Punkte zu klären.

Veränderungen im Alltag

Im Alltag hat sich vor allem die Arbeitsweise verändert. Dokumentation und Informationen sind zentral gebündelt und müssen nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden. Kilanka wird von unseren Mitarbeitenden als selbsterklärend und einfach in der Nutzung beschrieben und lässt sich gut in den Arbeitsalltag integrieren.

Durch die vereinfachte Dokumentation entsteht zudem eine spürbare Zeitersparnis, die direkt der Arbeit mit den Klienten zugutekommt.

Abrechnung und Leistungsnachweise nutzen wir aktuell noch nicht produktiv. Die Einführung erfolgt bewusst schrittweise.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung war nicht die Software, sondern die Organisation: die Vielzahl an Verbünden, Einrichtungen und Datenbanken.

Einführung bedeutete in unserem Fall vor allem Koordination. Zeitliche Abstimmungen über viele Beteiligte hinweg, Verantwortliche einbinden, Aufgaben verteilen und Abläufe im Blick behalten. Wer eine ähnliche Struktur hat, sollte das entsprechend einplanen. Die Einführung ist kein rein technisches Thema, sondern ein organisatorischer Prozess.