Praxisbericht: Wie die Neues Wohnen im Kiez GmbH ihre Arbeit in der Jugendhilfe neu organisiert hat

Die Neues Wohnen im Kiez GmbH hat Kilanka im laufenden Betrieb eingeführt. Der folgende Bericht fasst die Erfahrungen aus der Einführung und dem Arbeitsalltag zusammen.

Ausgangssituation: Verteilte Ablagen, eingeschränkte Nutzbarkeit

Viele Träger der Jugendhilfe kennen das Problem: Dokumentationen, Hilfepläne und abrechnungsrelevante Unterlagen liegen an unterschiedlichen Orten, während das zentrale System nur von der Verwaltung genutzt wird.
So war es auch bei der Neues Wohnen im Kiez GmbH. Das eingesetzte System wurde ausschließlich im Verwaltungsbereich genutzt. Hilfepläne, Dokumentationen und Kostenübernahmen waren an verschiedenen Orten und Systemen digital abgelegt. Für die Fachkräfte in der ambulanten, teilstationären und stationären Arbeit war eine durchgängige Nutzbarkeit damit nicht gewährleistet.
Gesucht wurde eine Lösung, die Verwaltung, Dokumentation, einschließlich therapeutischer Inhalte, und Abrechnung in einem System vereint, dabei einfach zu bedienen ist und die Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrungsfristen zuverlässig abbildet.

Entscheidung und Einführung: Vollständiges System statt Teillösungen

Im Auswahlprozess wurden verschiedene Lösungen geprüft. Ausschlaggebend für Kilanka war, dass die Software alle benötigten Bereiche vollständig abbildet und ohne zusätzliche Anpassungen produktiv eingesetzt werden kann.

„Wir haben ein Programm gesucht, das sowohl die administrative Seite als auch Dokumentationspflichten und therapeutische Dokumentation abbilden kann, bessere Auswertungen liefert und dabei einfach, übersichtlich und leicht zu bedienen ist."

Die Einführung erfolgte im laufenden Betrieb mit rund 125 Mitarbeitenden und etwa 250 Klienten an 17 Standorten. Eine zentrale Herausforderung war die parallele Nutzung des Altsystems, um Datenverluste zu vermeiden. Gleichzeitig mussten rund 60 Mitarbeitende (Leitungen und Multiplikatoren, also diejenigen Mitarbeiter, die ihr Wissen später im Betrieb weitergeben sollen) innerhalb von zwei Wochen geschult werden, ergänzt durch regelmäßige Feedbackrunden im weiteren Verlauf.

Im Prozess der Umstellung konnten Rückfragen in der Regel kurzfristig geklärt werden: 

„Vom Erstkontakt bis zum Einsatz war die Begleitung durch Kilanka lückenlos positiv. Wenn es Fragen gab, haben wir immer sehr zeitnah Möglichkeiten zum Austausch über Zoom oder Mail gefunden. Besonders hervorzuheben sind die schnellen Terminfindungen, Problemlösungen und Rückmeldungen."

Einzelne Aspekte, wie eine nicht immer tagesaktuelle Testumgebung, wurden kritisch gesehen, konnten aber im Gesamtprozess eingeordnet werden.

Ergebnisse im Alltag: Zentrale Verfügbarkeit, weniger Übergaben

Mit der Einführung von Kilanka sind alle relevanten Informationen (von der Dokumentation über Hilfepläne bis hin zu abrechnungsrelevanten Daten) nun zentral verfügbar und von jedem Standort aus abrufbar. Insbesondere die Dokumentation wird dadurch im Betrieb der Neues Wohnen im Kiez GmbH vereinfacht und beschleunigt.
Besonders sichtbar wird der Unterschied in Vertretungssituationen: 

„Kolleg*innen müssen keine langen Übergaben in Abwesenheiten machen, da in Kilanka sowohl Dokumentationen als auch alle notwendigen Unterlagen und Daten eingepflegt sind."

Gleichzeitig haben sich interne Prozesse verändert. Mitarbeitende übernehmen heute stärker Verantwortung für die Pflege und Prüfung abrechnungsrelevanter Daten, etwa bei der Prüfung eingehender Kostenübernahmen. Auch die Anforderungen der Kostenträger im Bereich Abrechnung und Leistungsnachweise können vollständig über das System abgebildet werden.
Für einen Träger mit 17 Standorten, unterschiedlichen Angebotsformen und entsprechend heterogenen Anforderungen war das Ziel klar: ein System für alle. Durch die Umstellung zu Kilanka ist dies nun Alltag geworden.