Praxisbericht: Rund 25 % weniger Arbeitsaufwand mit Kilanka
Um unsere Kunden und ihre Anforderungen besser zu verstehen, befragen wir sie regelmäßig zu ihren Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von Kilanka. Einige dieser Erfahrungen stellen wir hier exemplarisch vor. Dieser Bericht stammt von Marta Schug von der Stabil GmbH.
Wir sind die STABIL GmbH und arbeiten in der ambulanten und stationären Jugendhilfe. An unseren Standorten in Brühl, Köln, Koblenz und Fulda betreuen wir derzeit 36 Klientinnen und Klienten mit rund 75 Mitarbeitenden. Insgesamt würde ich sagen, dass sich mein Arbeitsaufwand durch Kilanka um rund 25 Prozent reduziert hat. Besonders der Dienstplan ist für mich eine große Erleichterung.
Warum wir nach einer neuen Software gesucht haben
Vor Kilanka haben wir mit einer anderen Jugendhilfe-Software aus der Branche gearbeitet. Im Alltag hatten wir damit immer wieder Probleme. Dokumentationen waren teilweise nicht mehr auffindbar, der Server war häufig überlastet und die Oberfläche war für uns weder besonders übersichtlich noch einfach zu bedienen.
Auch beim Support kamen wir häufig nicht weiter. Unsere Anfragen wurden aus unserer Sicht teilweise nicht vollständig gelesen oder unsere Probleme nicht richtig erfasst. Dadurch wurde die Lösungsfindung unnötig schwierig.
Deshalb haben wir uns nach einer Alternative umgesehen und neben Kilanka noch zwei ähnliche Systeme geprüft. Eines davon war unserer bisherigen Lösung sehr ähnlich, beim anderen fehlten Funktionen, die für unsere Arbeit wichtig sind.
Bei Kilanka hat uns vor allem der übersichtliche Aufbau überzeugt. Für uns waren außerdem der Dienstplan im stationären Bereich sowie die Verwaltung unserer Wohnungen und Fahrzeuge wichtig.
So lief die Umstellung
Bei der Einführung haben wir die Personalverwaltung einen Monat lang parallel in beiden Systemen geführt. So konnten wir Kilanka in Ruhe einrichten, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.
In dieser Zeit haben wir auch die Mitarbeitenden geschult. Eine Kollegin ist mit den einzelnen Teams anhand praktischer Beispiele durch das System gegangen. Pro Team hat das ungefähr zwei Stunden gedauert. Danach konnten die Mitarbeitenden zum Monatsanfang direkt mit Kilanka starten.
Die größte Herausforderung war für uns zunächst die Zeiterfassung in Verbindung mit den Leistungen der Kinder. Hier mussten wir erst herausfinden, welcher Ablauf am besten zu unserer Arbeitsweise passt.
Was sich im Alltag verändert hat
Heute nutzen wir Kilanka in fast allen Bereichen. Viele zusätzliche Excel-Listen sind dadurch weggefallen, und weniger muss manuell berechnet werden.
Für mich persönlich ist der Dienstplan einer der größten Vorteile. Die Stunden lassen sich taggenau planen und auswerten. An die taggenaue Saldoberechnung musste ich mich am Anfang erst gewöhnen. Heute möchte ich sie nicht mehr missen.
Auch finanziell hat sich der Wechsel bemerkbar gemacht: Heute zahlen wir für Kilanka nur noch ungefähr 30 Prozent dessen, was unsere vorherige Software gekostet hat.
Unser Fazit
Ein paar Kleinigkeiten würden wir uns natürlich noch wünschen. Insgesamt sind wir mit Kilanka aber sehr zufrieden. Für uns hat sich der Wechsel gelohnt, und ich würde Kilanka in jeder Hinsicht weiterempfehlen.
Marta Schug
Lohnbuchhalterin (IHK) und Personalverwaltung
STABIL GmbH