Langzeitarchivierung wird Pflicht, § 9b SGB VIII tritt in Kraft

Seit Juli 2025 gilt mit § 9b SGB VIII eine neue, verbindliche Regelung zur Aufbewahrung von Akten in der Kinder- und Jugendhilfe.

Sie verpflichtet öffentliche wie freie Träger, Fallakten 70 Jahre nach Vollendung des 30. Lebensjahres der betroffenen Person aufzubewahren, also im Ergebnis häufig über nahezu ein Jahrhundert.

Ziel dieser außergewöhnlich langen Frist ist es, Betroffenen auch Jahrzehnte später Einsicht in ihre Unterlagen zu ermöglichen, etwa im Rahmen von Aufarbeitung, Beratung oder biografischer Arbeit. Damit reagiert der Gesetzgeber auf langjährige Forderungen nach Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Jugendhilfe.

Für die Praxis bedeutet das erhebliche Anforderungen. Träger müssen sicherstellen, dass Akten über Jahrzehnte hinweg vollständig, lesbar und manipulationssicher archiviert bleiben, unabhängig davon, ob sie digital oder in Papierform geführt werden. Auch Verfügbarkeit und Integrität der Daten müssen über Systemwechsel, technische Updates oder organisatorische Veränderungen hinweg gewährleistet sein.

Neben der reinen Datenspeicherung verlangt der Gesetzgeber eine revisionssichere Archivierung nach GoBD- und BSI-Standards, sodass Unterlagen auch langfristig lesbar und gerichtsfest bleiben. Die neuen Pflichten betreffen sämtliche Leistungsbereiche, von stationären Wohngruppen bis zu ambulanten Hilfen zur Erziehung.

Darüber hinaus kommen neue organisatorische Aufgaben hinzu: Freie Träger müssen mit den zuständigen Jugendämtern vertraglich regeln, wie Einsicht, Auskunft und Archivierung umgesetzt werden. Ebenso erforderlich sind klare Prozesse für Auskunftsersuchen, Zugriffsrechte und regelmäßige Prüfungen der Datenhaltung.

Übrigens: Für Kunden von Kilanka besteht kein Handlungsbedarf. Die revisionssichere Ablage und Dokumentation ist in Kilanka bereits vollständig integriert und erfüllt die Anforderungen des § 9b SGB VIII.